7 λόγοι για τους οποίους η απευθείας καταχώρηση δαπανών από τα myData χωρίς παραστατικό είναι λάθος
Εισαγωγή
Με την έλευση των ηλεκτρονικών βιβλίων, τα λογιστήρια απέκτησαν τη δυνατότητα να έχουν άμεση εικόνα των τιμολογίων που εκδίδονται στο όνομα των πελατών τους. Παρά τα μειονεκτήματα που παρουσιάζουν τα myDATA, δεν μπορούμε να αγνοήσουμε ότι αυτή η εξέλιξη προσφέρει σημαντικές διευκολύνσεις.
Αρχικά, μειώνεται η ανάγκη υποβολής τροποποιητικών δηλώσεων εκ των υστέρων, καθώς αποφεύγονται καθυστερήσεις στην παραλαβή παραστατικών. Επιπλέον, διευκολύνεται η διασταύρωση των εξερχόμενων εμβασμάτων από τους λογαριασμούς όψεως της εταιρείας, ενώ γενικότερα ενισχύεται ο έλεγχος των συναλλαγών της επιχείρησης
Ωστόσο, αυτή η νέα δυνατότητα έχει συνοδευτεί από ένα ανησυχητικό φαινόμενο στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων: εμφανίζονται δαπάνες στα έξοδα του πελάτη μας χωρίς να έχει παραληφθεί το αντίστοιχο παραστατικό. Όταν το ζητάμε, η απάντηση που λαμβάνουμε συχνά είναι: « Μου είπαν ότι θα το βρει ο λογιστής από τα myDATA ».
Αυτή η κατάσταση μου έχει συμβεί προσωπικά, και είμαι βέβαιος ότι το ίδιο ισχύει για πολλούς συναδέλφους. Το γεγονός αυτό υποδηλώνει ότι ορισμένοι επιχειρηματίες θεωρούν, λανθασμένα, πως η εμφάνιση μιας δαπάνης στα myDATA απαλλάσσει την επιχείρηση από την υποχρέωση να διαθέτει το πραγματικό παραστατικό.
Ακόμη πιο ανησυχητικό είναι ότι η πρακτική αυτή δεν περιορίζεται μόνο στους επιχειρηματίες, αλλά φαίνεται να επηρεάζει και ορισμένους συναδέλφους-λογιστές που θεωρούν ότι η απευθείας καταχώριση μιας δαπάνης που εμφανίζεται στα ηλεκτρονικά βιβλία εξοικονομεί χρόνο και κόπο, χωρίς να χρειάζεται να αναζητήσουν τα φυσικά τιμολόγια που λείπουν. Ωστόσο, αυτή η προσέγγιση ενέχει σοβαρούς κινδύνους τόσο για τη φορολογική συμμόρφωση όσο και για την εγκυρότητα των λογιστικών καταχωρίσεων.
Ακολουθούν οι σημαντικότεροι λόγοι, κατά την άποψή μου, για τους οποίους οι συνάδελφοι λογιστές δεν πρέπει να καταχωρούν δαπάνες χωρίς να διαθέτουν το αντίστοιχο παραστατικό.
- Κώδικας Φορολογίας Εισοδήματος (ΚΦΕ) – Ν. 4172/2013
Προκειμένου να εκπέσει φορολογικά μια δαπάνη, η επιχείρηση πρέπει να διαθέτει τα κατάλληλα παραστατικά που τεκμηριώνουν τη συναλλαγή. Η τήρηση αυτής της προϋπόθεσης διασφαλίζει τόσο τη συμμόρφωση με τη φορολογική νομοθεσία όσο και την αποφυγή του κινδύνου η δαπάνη να χαρακτηριστεί μη εκπιπτόμενη, εφόσον ενδέχεται να εμπίπτει στις εξαιρέσεις που ορίζει ο νόμος
Άρθρο 22 (Εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες):
Μια δαπάνη εκπίπτει μόνο αν: « α)…… β) αντιστοιχούν σε πραγματική συναλλαγή….. γ) εγγράφονται στα τηρούμενα βιβλία απεικόνισης των συναλλαγών της περιόδου κατά την οποία πραγματοποιούνται και αποδεικνύονται με κατάλληλα δικαιολογητικά. »
Άρθρο 23 (Μη εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες):
Τεκμαίρεται η αναγκαιότητα ύπαρξης του κατάλληλου παραστατικού καθώς μόνο έτσι διασφαλίζεται ότι η δαπάνη δεν αφορά κάποια από τις περιπτώσεις που ορίζονται στα σημεία: θ, ι, ια, ιβ.
- Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ΕΛΠ) – Ν. 4308/2014
Η επιχείρηση πρέπει να καταχωρεί κάθε συναλλαγή και γεγονός με πλήρη τεκμηρίωση μέσω παραστατικών που παρέχουν αξιόπιστες πληροφορίες για την ασφαλή ταυτοποίηση της συναλλαγής. Η κατάλληλη καταγραφή αυτών των παραστατικών στο λογιστικό σύστημα διασφαλίζει την ορθότητα και αξιοπιστία των λογιστικών βιβλίων
Άρθρο 3 (Λογιστικό σύστημα και βασικά λογιστικά αρχεία) :
Η επιχείρηση πρέπει να κρατάει αρχείο για κάθε συναλλαγή και γεγονός που συμβαίνει κατά την περίοδο αναφοράς.
Στην 1η παράγραφο αναφέρεται το εξής: « Η οντότητα τηρεί, ως μέρος του λογιστικού συστήματός της, αρχείο κάθε συναλλαγής και γεγονότος αυτής που πραγματοποιείται στη διάρκεια της περιόδου αναφοράς, καθώς και των προκυπτόντων πάσης φύσεως εσόδων, κερδών, εξόδων, ζημιών, αγορών και πωλήσεων περιουσιακών στοιχείων, εκπτώσεων και επιστροφών, φόρων, τελών και των πάσης φύσεως εισφορών σε ασφαλιστικούς οργανισμούς.».
Παράρτημα Β (Έννοιες Λογιστικών αρχείων και στοιχείων)
α) Τα λογιστικά αρχεία ορίζονται ως: « ….Τα λογιστικά αρχεία περιλαμβάνουν βάσεις πρωτογενών πληροφοριακών δεδομένων, παραστατικά των συναλλαγών και γεγονότων (λογιστικά στοιχεία), και άλλα λογιστικά αρχεία (λογιστικά βιβλία) στα οποία καταχωρούνται δεδομένα των συναλλαγών και γεγονότων. »
β) Τα λογιστικά στοιχεία ορίζονται ως:: « Λογιστικά στοιχεία ή παραστατικά είναι τα πάσης φύσεως στοιχεία, συμπεριλαμβανομένων των παραστατικών πώλησης, που εκδίδονται από την οντότητα ή από τρίτο σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή, τα οποία τεκμηριώνουν τις συναλλαγές και τα γεγονότα της οντότητας. »
Άρθρο 5 (Διασφάλιση αξιοπιστίας λογιστικού συστήματος)
Καμία συναλλαγή δεν μπορεί να καταχωριστεί στα λογιστικά βιβλία χωρίς τεκμηρίωση μέσω κατάλληλων εγγράφων (τιμολόγια, αποδείξεις, συμβάσεις κ.λπ.).
Στην παράγραφο 5 αναφέρει: « Κάθε συναλλαγή και γεγονός που αφορά την οντότητα τεκμηριώνεται με κατάλληλα παραστατικά (τεκμήρια). Τα παραστατικά αυτά εκδίδονται είτε από την οντότητα είτε από τους συναλλασσόμενους με αυτήν είτε από τρίτους, σε έντυπη ή σε ηλεκτρονική μορφή, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο νόμο αυτόν. Τα παραστατικά αναφέρουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την ασφαλή ταυτοποίηση κάθε μίας συναλλαγής ή γεγονότος, και σε κάθε περίπτωση όσα ορίζει ο παρών νόμος. »
Στην παράγραφο 9 αναφέρει: « Η υποχρέωση της παραγράφου 8 εκπληρούται και όταν η οντότητα τηρεί με τάξη, πληρότητα και ορθότητα τα παραστατικά στοιχεία διακίνησης ή τα τιμολόγια πώλησης ή τις αποδείξεις λιανικής πώλησης, κατά περίπτωση, που εκδίδει ή λαμβάνει για τις σχετικές διακινήσεις των αγαθών, ώστε η οντότητα να είναι σε θέση να τεκμηριώνει οποτεδήποτε τις διακινήσεις αυτών. »
- Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας (ΚΦΔ) – Ν.5104/2024
Τόσο ο τωρινός όσο και ο προγενέστερος ΚΦΔ Ν.4174/2013 περιέχουν άρθρα στα οποία δηλώνεται ότι η επιχείρηση πρέπει να τηρεί αξιόπιστο λογιστικό σύστημα και να έχει τα κατάλληλα παραστατικά για να τεκμηριώνει τις συναλλαγές της. Η Φορολογική Διοίκηση έχει το δικαίωμα να ζητήσει αντίγραφα αυτών των αρχείων και παραστατικών για φορολογικούς ελέγχους
Άρθρο 13 (Λογιστικά αρχεία – βιβλία και στοιχεία)
Η επιχείρηση υποχρεούται να έχει στην κατοχή της τα κατάλληλα παραστατικά για να τεκμηριώσει τα λογιστικά γεγονότα που εμφανίζονται στα βιβλία της. Συγκεκριμένα στην παράγραφο 1 : « κάθε πρόσωπο με εισόδημα από επιχειρηματική δραστηριότητα υποχρεούται να τηρεί αξιόπιστο λογιστικό σύστημα και κατάλληλα λογιστικά αρχεία (βιβλία και στοιχεία), για τη σύνταξη των χρηματοοικονομικών καταστάσεων και άλλων πληροφοριών, σύμφωνα με τα λογιστικά πρότυπα που προβλέπονται στην ελληνική νομοθεσία και για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων της φορολογικής νομοθεσίας. »
Άρθρο 14 (Πληροφορίες από τον φορολογούμενο)
Στην παράγραφο 2 ξεκαθαρίζει ότι ο φορολογικός έλεγχος μπορεί να ζητήσει τα τιμολόγια: « Κατόπιν έγγραφου αιτήματος (πρόσκλησης) της Φορολογικής Διοίκησης, αντίγραφα μέρους των λογιστικών αρχείων (βιβλίων και στοιχείων) ή οποιουδήποτε συναφούς εγγράφου, παρέχονται στη Φορολογική Διοίκηση μέσα σε δέκα (10) εργάσιμες ημέρες από την κοινοποίηση του σχετικού αιτήματος »
Άρθρο 29 (Πρόσβαση στα λογιστικά αρχεία – βιβλία και στοιχεία)
Προβλέπεται ότι η φορολογική διοίκηση μπορεί να ζητήσει τα κατάλληλα παραστατικά για την τεκμηρίωση των συναλλαγών: « Η Φορολογική Διοίκηση δύναται να λαμβάνει αντίγραφα των λογιστικών αρχείων (βιβλία και στοιχεία), καθώς και των λοιπών εγγράφων, για τα οποία ο φορολογούμενος δηλώνει ότι αντιπροσωπεύουν ακριβή αντίγραφα. »
- Απόφαση 1138/2020 myDATA – Ηλεκτρονικά βιβλία
Γίνεται έμμεση αναφορά στην υποχρέωση για σωστή και πλήρη τεκμηρίωση των συναλλαγών μέσω των παραστατικών
« ε)… Απόκλιση διαβίβασης διαβιβάζεται από τον Λήπτη μόνο στην περίπτωση που διαπιστώνει ότι ο εκδότης διαβίβασε δεδομένα με μικρότερη αξία συναλλαγής από την πραγματική. » και « ιβ….. Στην περίπτωση που ο Εκδότης διαβίβασε αξίες συναλλαγής μεγαλύτερες από αυτές που ο Λήπτης λογιστικοποίησε είτε ως έξοδα τιμολόγησης είτε ως έσοδα αυτοτιμολόγησης, τις επιπλέον αξίες εναλλακτικά μπορεί να τις χαρακτηρίσει με……».
Από αυτή την διαδικασία προκύπτει η ανάγκη για την επιχείρηση να έχει το φυσικό ή ηλεκτρονικό παραστατικό για κάθε συναλλαγή που καταχωρεί, καθώς μόνο έτσι μπορεί να ελέγξει τις διαφορές και να προβεί στις αναγκαίες διορθώσεις.
- Χρονικοί μερισμοί δαπανών
Ένας επιπλέον λόγος για τον οποίο δεν επιτρέπεται η καταχώρηση δαπανών στα βιβλία μιας επιχείρησης χωρίς την ύπαρξη παραστατικού, είναι ότι σε ορισμένες περιπτώσεις απαιτείται ο καταμερισμός της αξίας της δαπάνης σε περισσότερες από μία χρήσεις.
Σύμφωνα με την Αρχή του Δεδουλευμένου, οι δαπάνες πρέπει να καταχωρούνται στην χρήση που αφορούν (δηλαδή στην περίοδο κατά την οποία κατέστησαν δεδουλευμένες), και όχι στην χρονική στιγμή της εξόφλησης τους ή της έκδοσης του σχετικού παραστατικού.
Ενδεικτικά, παραδείγματα τέτοιων δαπανών περιλαμβάνουν: α) τους λογαριασμούς των ΔΕΚΟ, οι οποίοι πλέον ανεβαίνουν από τον εκδότη στα ηλεκτρονικά βιβλία ως Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών και συνήθως μέρος ή το σύνολο του λογαριασμού που εκδίδεται τον Ιανουάριο κάθε έτους αφορά την προηγούμενη χρήση, και β) τα ασφαλιστήρια συμβόλαια, τα οποία μπορεί να αφορούν μία ή και περισσότερες μελλοντικές χρήσεις.
Σε τέτοιες περιπτώσεις, η απουσία του παραστατικού καθιστά αδύνατη την ορθή κατανομή της δαπάνης στις χρήσεις που αφορά..
- Ο κίνδυνος της λάθους διαβίβασης από τον εκδότη
Ένας ακόμη λόγος για τον οποίο δεν επιτρέπεται η καταχώρηση δαπανών στα βιβλία μιας επιχείρησης χωρίς να έχει παραληφθεί το κατάλληλο παραστατικό, είναι η συσσωρευμένη εμπειρία των τελευταίων ετών από την εφαρμογή των myData, που έχει αναδείξει αρκετά λάθη εκ μέρους των εκδοτών των παραστατικών εξόδων.
Έχω ενημερωθεί από συνάδελφο για περίπτωση όπου έχουν διαβιβαστεί Δελτία Αποστολής ως τιμολόγια, ενώ προσωπικά έχω αντιμετωπίσει περιπτώσεις πελατών μου όπου α) τα παραστατικά ανέβηκαν με λανθασμένη καθαρή αξία ή ΦΠΑ σε σχέση με τις αναγραφόμενες στο παραστατικό, β) για μια συγκεκριμένη συναλλαγή που αντιστοιχούσε σε ένα τιμολόγιο, εξαιτίας λάθους στη μηχανογράφηση των συστημάτων έκδοσης τιμολογίων του προμηθευτή, εκδόθηκαν 7-8 τιμολόγια στο ΑΦΜ του πελάτη μου. Το λάθος αυτό σημειώθηκε μήνα Μάρτιο, ενώ τα πιστωτικά τιμολόγια για αντιλογισμό του λάθους τελικά εκδόθηκαν από τον προμηθευτή τον Φεβρουάριο του επόμενου έτους.
Αυτές οι περιπτώσεις καταδεικνύουν την ανάγκη για προσοχή και ακρίβεια κατά την καταχώρηση των παραστατικών και την επαλήθευση ότι τα δεδομένα που εμφανίζονται στα myData είναι ακριβή και συμφωνούν με τα πραγματικά στοιχεία των συναλλαγών.
- Νομική διάσταση αποδοχής τιμολογίου
Τέλος, ένα ακόμη ζήτημα που προκύπτει αφορά την αποδοχή ενός τιμολογίου στα myDATA μέσω της καταχώρησής του και της αντιστοίχισης του ΜΑΡΚ του εκδότη ως έσοδο με το ΜΑΡΚ του λήπτη ως έξοδο. Αυτή η διαδικασία μπορεί να λειτουργήσει ως πρόσθετο τεκμήριο αποδοχής της συναλλαγής από την επιχείρηση που καταχωρεί το παραστατικό, γεγονός που ενδέχεται να δημιουργήσει προβλήματα στο μέλλον.
Για να γίνει πιο κατανοητός ο κίνδυνος αυτός, παραθέτω δύο παραδείγματα – ένα υποθετικό και ένα πραγματικό.
Υποθετικό παράδειγμα:
Ας υποθέσουμε ότι σε μια επιχείρηση ο λογιστής καταχωρεί τα δεδομένα από τα ηλεκτρονικά βιβλία χωρίς να διενεργήσει τον απαραίτητο έλεγχο, έχοντας ως προτεραιότητα την ταχύτητα ολοκλήρωσης της διαδικασίας. Εκμεταλλευόμενος αυτήν την πρακτική, κάποιος εκδίδει ένα τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών προς την επιχείρηση. Στην επόμενη χρήση, εγείρει αξίωση πληρωμής, ισχυριζόμενος ότι το τιμολόγιο δεν έχει εξοφληθεί. Ως τεκμήριο της αξίωσής του, επικαλείται το γεγονός ότι η επιχείρηση έχει ήδη καταχωρίσει το παραστατικό στα βιβλία της, έχει εκπέσει τον ΦΠΑ από τις εκροές της και έχει μειώσει την καθαρή αξία του από τα φορολογητέα κέρδη της.
Πραγματικό παράδειγμα:
Επιχείρηση παροχής υπηρεσιών, έχοντας ολοκληρώσει μια παρεχόμενη υπηρεσία για πελάτη της ο οποίος μάλιστα δεν ήταν καινούργιος αλλά συνεργαζόντουσαν κάποια χρόνια, εξέδωσε τιμολόγιο για την αμοιβή της. Ο πελάτης, ωστόσο, αρνήθηκε να το εξοφλήσει, υποστηρίζοντας ότι η υπηρεσία δεν είχε ζητηθεί με τον τρόπο που αυτή ολοκληρώθηκε και το αποτέλεσμά της δεν εξυπηρετούσε τα συμφέροντά και τους σκοπούς της. Ακολουθώντας τις οδηγίες του νομικού του συμβούλου, ο πελάτης προχώρησε σε απόρριψη του παραστατικού στα myDATA.
Να επισημάνω όσον αφορά το πραγματικό παράδειγμα ότι γνωρίζω και δεύτερη περίπτωση όπου ζητήθηκε από τον λογιστή να απορρίψει παραστατικό ύστερα από συνεννόηση με της διοίκησης με τον νομικό σύμβουλο της εταιρείας. Φανταστείτε λοιπόν να ζητηθεί από κάποιον λογιστή να απορρίψει ένα παραστατικό εξόδου και αυτό να έχει καταχωρηθεί κανονικά στα βιβλία χωρίς να έχει παραληφθεί ποτέ από την επιχείρηση, να έχει εκπέσει το φπα κλπ., σε πόσο δύσκολη θέση θα έρθει ο συνάδελφος.
Αυτό τα δύο παράδειγμα υπογραμμίζουν τους κινδύνους που ενδέχεται να προκύψουν όταν η καταχώρηση παραστατικών γίνεται χωρίς έλεγχο και με βιασύνη, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητες συνέπειες για την επιχείρηση.
Επίλογος
Συνοψίζοντας, το myData λειτουργεί ως εργαλείο διασταύρωσης, όχι ως υποκατάστατο των κατάλληλων παραστατικών, τα οποία είναι τα νόμιμα αποδεικτικά στοιχεία μιας συναλλαγής.
Για να καταχωρηθεί μια συναλλαγή στα λογιστικά βιβλία, πρέπει να υπάρχει χειροπιαστή τεκμηρίωση (έντυπη ή ηλεκτρονική). Η απλή εμφάνιση στο myDATA δεν αρκεί, καθώς μπορεί να υπάρχουν λάθη ή να μην ανταποκρίνεται στην πραγματική συναλλαγή.
Σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου, η επιχείρηση οφείλει να αποδείξει ότι η δαπάνη είναι πραγματική επιδεικνύοντας το αντίστοιχο παραστατικό. Εάν αυτό λείπει, η δαπάνη μπορεί να απορριφθεί, με αποτέλεσμα η επιχείρηση να βρεθεί αντιμέτωπη με πρόστιμα ή επιπλέον φόρους. Επομένως, η εξασφάλιση των κατάλληλων παραστατικών είναι απαραίτητη για τη νομιμότητα και την ορθότητα των λογιστικών καταχωρήσεων.
Συνεπώς για κάθε της συναλλαγή, αυτό που πρέπει να κάνει μια επιχείρηση είναι:
- Να ζητάει το κατάλληλο παραστατικό από τον αντισυμβαλλόμενο.
- Να επιβεβαιώνει ότι το παραστατικό έχει εκδοθεί σωστά και δεν υπάρχει σφάλμα στην διαβίβαση του στο myData.
- Να περιμένει να λάβει το παραστατικό πριν το καταχωρίσει στα βιβλία της.
Χουλιάρας Δημήτριος
Λογιστής – Οικονομολόγος, MSc
Η Νέα Ψηφιακή Εποχή – Πραγματικότητα και Προβληματισμοί
Πείτε μας τη γνώμη σας! – Συμμετάσχετε στη σύντομη έρευνά μας 
Συμμετέχετε στη σύντομη έρευνά μας (λιγότερο από 3 λεπτά!) και βοηθήστε μας να αναδείξουμε τις σύγχρονες τάσεις και ανάγκες των επιχειρήσεων.
[Συμπληρώστε την έρευνα εδώ]
