Πως To Budget μπορεί να γίνει σημαντικό εργαλείο ελέγχου της λειτουργίας μιας επιχείρησης;
Ένα σημαντικό εργαλείο που κατά την άποψη μας θα πρέπει να χρησιμοποιούν όλες οι επιχειρήσεις από την μικρότερη έως την μεγαλύτερη είναι η σύνταξη του ετήσιου Προϋπολογισμού (BUDGET) το οποίο πρέπει να καταρτίζεται πάντοτε στην αρχή κάθε χρόνου.
Το budget ήταν κάτι που στο κοντινό παρελθόν θεωρείτο προτέρημα μόνο των μεγάλων επιχειρήσεων .
Όμως με τις αλλεπάλληλες κρίσεις (Οικονομικές αλλά και της Πανδημίας ) νομίζουμε ότι έχει γίνει απαραίτητο εργαλείο ακόμη και στην μικρότερη επιχείρηση και φυσικά στην πολύ απλοϊκή του μορφή σε κάθε νοικοκυριό.
Με δεδομένο ότι αναμένουμε και το πλαίσιο στήριξης το οποίο θα δώσει μεν χρήματα στις επιχειρήσεις, όμως το ελεγκτικό του πλαίσιο θα είναι αρκετά σφιχτό, η προσωπική μας άποψη είναι ότι αποτελεί μία υπηρεσία που στο μέλλον θα πρέπει να παρέχει ο κλάδος μας.
Ας δούμε λοιπόν κάποια στοιχεία για το budget και πώς βοηθά την λειτουργία αλλά και τον έλεγχο λειτουργίας μιας επιχείρησης.
ΠΟΙΑ ΧΡΟΝΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟ ΤΟ ΣΥΝΤΑΣΟΥΜΕ:
Η προετοιμασία για την κατάρτιση του θα πρέπει να γίνεται στα τέλη τους έτους, ενώ η σύνταξη με την έναρξη της νέας χρονιάς .
Ο βασικός σκοπός της όλης διαδικασίας είναι με την έναρξη της νέας χρονιάς να είναι έτοιμο να τεθεί σε εφαρμογή και επομένως θα πρέπει να είναι ενημερωμένα όλα τα τμήματα ή τα στελέχη στις μεγάλες επιχειρήσεις, ή στις μικρές επιχειρήσεις η διοίκηση της και φυσικά όσοι έχουν την ευθύνη της τήρησης του ετήσιου budget (πχ. πωλήσεις, παραγωγή, προσωπικό, κλπ).
ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ ΤΟΥ BUDGET:
- χρησιμοποιείται ως μέσο επικοινωνίας της στρατηγικής της επιχείρησης και επιβολής στόχων.
- είναι ένα εργαλείο πρόληψης επιπλέον δαπανών
ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΤΩΝ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ ΤΟΥ BUDGET:
- είναι εργαλείο εντοπισμού της οικονομικής επίδοσης της επιχείρησης
- εντοπίζει ποιο κομμάτι της δεν λειτούργησε με βάση το budget
- εντοπίζει του λόγους των αποκλίσεων
- είναι ένα εργαλείο πρόληψης επιπλέον δαπανών
ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΞΟΥΜΕ ΟΤΑΝ ΚΑΤΑΡΤΙΖΟΥΜΕ ΤΟ BUDGET:
Θα πρέπει να προσέχουμε πάρα πολύ κατά την κατάρτιση του προϋπολογιστικού budget ,ώστε όλα τα μεγέθη που θα προβλέψουμε να είναι απόλυτα σωστά γιατί στην συνέχεια μπορεί να υπάρξουν σημαντικές αποκλίσεις, οι οποίες πριν εντοπισθούν απολογιστικά μπορεί να δημιουργήσουν μεγάλα προβλήματα στην πορεία και λειτουργία της επιχείρησης και επομένως θα πρέπει οι υποθέσεις του προϋπολογισμού να είναι σωστά τεκμηριωμένες.
ΣΕ ΤΙ ΜΑΣ ΒΟΗΘΑ Η ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ ΤΟΥ BUDGET:
Αντίθετα, η ανάλυση των αποκλίσεων από τα προϋπολογισθέντα μεγέθη, αποτελεί εργαλείο εντοπισμού και παρακολούθησης οικονομικής επίδοσης της επιχείρησης, η αξιολόγηση των αποκλίσεων που έχουν εντοπιστεί οδηγεί στην εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών για το νέο έτος είτε στο τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης .
ΠΡΟΣΟΧΗ ΣΤΟ ΕΞΗΣ:
Αν το budget έχει μέσα στο έτος κάποια μηνιαία ή διμηνιαία αξιολόγηση αποκλίσεων μπορεί να γίνει βασικό εργαλείο πρόληψης προβλημάτων, καθώς επιτρέπει τη λήψη διορθωτικών μέτρων μέσα στην χρονιά ή εντοπίζει αδυναμίες και αστοχίες .
Μπορούμε να βρούμε λάθη ή παραλήψεις στη διαδικασία της παραγωγής, των προμηθειών, της τιμολόγησης, των εκπτώσεων, τις πληρωμές των προμηθευτών ακόμα και πιθανές απάτες σε βάρος της επιχείρησης.
Θεωρούμε ότι στις δύσκολες μέρες που διανύουμε λόγω της κρίσης του covid-19 αλλά και στο μελλοντικό αναπτυξιακό οικονομικό περιβάλλον, η πρόβλεψη αλλά και ο άμεσος απολογισμός και οι άμεσες διορθωτικές κινήσεις στην επιχείρηση μπορούν να προλάβουν οικονομικές αποτυχίες, και να κάνουν την επιχείρηση μας να πετύχει την διαφορά.