myDATA, the Game Changer!
H myDATA ήρθε για να μείνει, να οργανώσει, να βάλει τάξη να ελέγξει και σε κάθε περίπτωση να βάλει τους δικούς της κανόνες.
Ο σχεδιασμός της από την φορολογική διοίκηση της έχει ξεκινήσει μια πριν δεκαετία και ευαγγελιστές της myDATA ήταν η ΜΥΦ από 0,001€ και η διασύνδεση των πρατηρίων υγρών καυσίμων στο esend.
Tο 2020 έκανε την επίσημη εμφάνιση της με την Α.1138 και από τότε ο λογιστικός και επιχειρηματικός κύκλος, με τη ενεργή συμμετοχή του, ενημερώνεται μέσω σεμιναρίων, επιμελητηρίων και εταιρειών πληροφορικής αλλά και από την ίδια τη Α.Α.Δ.Ε. καθολικά ή μέσω κλαδικών ομάδων εργασίας για πιο εξειδικευμένα θέματα.
Νέες έννοιες όπως η σύνοψη, ο χαρακτηρισμός, η διαβίβαση (εμπρόθεσμη ή εκπρόθεσμη), ο πάροχος και πολλά άλλα έχουν μπει στην ζωή μας και από την 01η Οκτωβρίου 2021 ξεκίνησε τμηματικά η αποστολή των δεδομένων πωλήσεων από τις οντότητες προς την myDATA, σχετικά με επιτυχία για ένα τόσο μεγάλο και δύσκολο έργο πληροφορικής που ίσως να είναι και το μεγαλύτερο που έχει λάβει χώρα στην φορολογική διοίκηση.
Παρακάτω θα αναλύσουμε και θα διευκρινίσουμε τέσσερις ενότητες εκ των πολλών με την σειρά που απασχολούν λογιστές και επιχειρήσεις.
1. Ακυρώσεις και διορθώσεις είναι εφικτές στην myDATA.
Αυτό που πρέπει να κατανοήσουμε είναι το πως και το πότε μπορούμε να ακυρώσουμε ή να διορθώσουμε στην myDATA και σύμφωνα με τους δικούς της κανόνες.
Τα ηλεκτρονικά βιβλία της Α.Α.Δ.Ε δεν έχουν αλλάξει τους βασικούς κανόνες της λογιστικής αποτύπωσης. Ο τρόπος των διορθώσεων πρέπει να είναι ξεκάθαρος και να τεκμηριώνεται. Σε περίπτωση που μία ακύρωση γίνει στην εμπορική μας διαχείριση συνεπάγεται ότι πρέπει να ενημερωθεί και η myDATA. Αυτό δεν σημαίνει ότι παρακολουθούμε δυο βιβλία (τα επίσημα και τα ανεπίσημα ), αλλά ότι τα παραστατικά που έχουμε στην εμπορική μας διαχείριση πρέπει να έχουν το ίδιο status και στην myDATA. Ας δούμε μερικά παραδείγματα.
Ακύρωση παραστατικού που έχει διαβιβαστεί στην myDATA .
Σε περίπτωση που στην εμπορική μας διαχείριση εκδοθεί ακυρωτικό για παραστατικό που έχει ενημερώσει την myDATΑ, οφείλουμε να ακυρώσουμε την εγγραφή του και στην myDATA. Οι εμπορικές εφαρμογές που είναι myDATA ready, υποστηρίζουν την δυνατότητα αυτή, διαβάζοντας τον ΜΑΡΚ του αρχικού παραστατικού και στην συνέχεια «το διαγράφουν» και στην myDATA. Ουσιαστικά δεν διαγράφεται αλλά ακυρώνεται και το ιστορικό του πάντα μένει «κρεμασμένο» στο UID (ταυτότητα) του παραστατικού ως ΜΑΡΚ ακύρωσης του Μαρκ αποστολής.
Οι εμπορικές εφαρμογές που πληρούν τις προδιαγραφές της myDATA, μας προστατεύουν στην περίπτωση αυτή κρατώντας ένα σωστό ιστορικό που τεκμηριώνει αυτές τις ενέργειες σε έναν μελλοντικό έλεγχο.
Ακύρωση παραστατικού που δεν έχει διαβιβαστεί στην myDATA
Σε περίπτωση που εκδώσουμε το παραστατικό και δεν έχουμε προλάβει να το αποστείλουμε στην myDATA το πρωτογενές παραστατικό μαζί με το ακυρωτικό του δεν θα αποσταλούν στην myDATA.
Έκδοση Πιστωτικού παραστατικού.
Το πιστωτικό διαβιβάζεται ως σύνοψη και χαρακτηρισμό στην myDATA και χωρίζεται σε 2 κατηγορίες. Το σχετιζόμενο πιστωτικό που σημαίνει ότι έχει προηγηθεί η διαβίβαση του αρχικού παραστατικού και πιστώνουμε ολόκληρο ή μέρος αυτού. Σε αυτή την περίπτωση για να διαβιβαστεί, το πιστωτικό πρέπει να «διαβάσει» τον ΜΑΡΚ του αρχικού.
Η δεύτερη κατηγορία είναι το μη σχετιζόμενο Πιστωτικό που διαβιβάζεται αυτόνομα δηλαδή χωρίς να διαβάσει τον ΜΑΡΚ του αρχικού. Η δεύτερη περίπτωση γίνεται χρήση όταν στο πιστωτικό αυτό αντιστοιχούνε περισσότεροι από έναν ΜΑΡΚ π.χ όταν εκδίδουμε πιστωτικό τζίρου βάση κάποιας ετήσιας συμφωνίας. Θα μπορούσε να γίνει χρήση όταν δεν έχει ανέβει το αρχικό όπως στην προκειμένη περίπτωση της εκκίνησης διαβίβασης των πωλήσεων στην μέση της χρήσης του 2021.
Πρέπει να λαμβάνουμε υπόψιν τους χρόνους που ακυρώνουμε, τις προγενέστερες ημερομηνίες, τις κενές αριθμήσεις, να υπάρχει σωστή τεκμηρίωση (email, σχόλια, απόδειξη από courier ) και να μην ξεχνάμε ότι τα επίσημα βιβλία της επιχείρησης είναι αυτά που έχουμε δημοσιοποιήσει στην myDATA.
2. Η υποχρέωση διατήρησης του αρχείου παραστατικών της επιχείρησης εξακολουθεί να υφίσταται.
Από την πρώτη στιγμή η επιχειρησιακή ομάδα της mydata ήταν ξεκάθαρη. Επειδή το παραστατικό διαβάστηκε δεν σταματά η υποχρέωση διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων από τις οντότητες.
Οι εικονικές συναλλαγές και τα πλαστά τιμολόγια παρατείνουν τον χρόνο της υποχρέωσης αυτής, αυτό δηλαδή το χρόνο διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων.
Σε περίπτωση που η οντότητα έχει επιλέξει η εμπορική της εφαρμογή να κάνει διαβίβαση σύνοψης μέσω αδειοδοτημένου πάροχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, δηλαδή κάποιον ενδιάμεσο φορέα όποιος διαφυλάσσει τα αντίγραφα των παραστατικών που εκδίδει η οντότητα και σε δικό του server, ο αρχικός χρόνος της διαφύλαξης του φυσικού αρχείου αυτού μειώνεται και η οντότητα αποκτά το δικαίωμα μη εκτύπωσης του παραστατικού της καθώς και την απαλλαγή της από Φ.Η.Μ στην λιανική (όπου αυτό απαιτείται).
Να διευκρινίσουμε ότι αν η οντότητα επιλέξει διαβίβαση από την εμπορική της εφαρμογή μέσω αδειοδοτημένου παρόχου για τις λιανικές, πρέπει να λάβει την συγκατάθεση του πελάτη λήπτη. Δεν είναι επίσης ξεκάθαρο τι γίνεται, αν ο πελάτης λήπτης λιανικής δεν συναινέσει στην διαβίβαση (πχ αν κάποιος έχει λάβει ιατρικές υπηρεσίες λιανικώς και δεν επιθυμεί να κρατηθεί ένα αντίγραφο και σε server κάποιου τρίτου που στην προκειμένη περίπτωση είναι ο αδειοδοτημένος πάροχος).
Σε κάθε περίπτωση όμως τα εικονικά ή πλαστά παραστατικά, αυξάνουν το χρόνο της διαφύλαξης του φυσικού αρχείου από την οντότητα. ΠΧ αν ο έλεγχος κρίνει μια συναλλαγή εικονική ή πλαστή, ο χρόνος αυτός μπορεί να επεκταθεί πέραν του αρχικού χρόνου.
Αν η οντότητα έχει επιλέξει ένα πρόγραμμα τιμολόγησης που αποθηκεύει τα δεδομένα της σε server (cloud) που ανήκει στον κατασκευαστή του ή σε τρίτο, οφείλει αυτή να γνωρίζει από τον κατασκευαστή του λογισμικού, για τον χρόνο και την δυνατότητα της αναπαραγωγής των δεδομένων της (τιμολόγια – αποδείξεις κ.ά.) που δικαιούται σε περίπτωση που δεν ανανεώσει την συνδρομής της μαζί του, ώστε να λάβει τα κατάλληλα μέτρα για την διαφύλαξη του αρχείου της .
Αξίζει να αναφέρουμε ότι αν η οντότητα αποδεχτεί να κάνει αποδοχή των παραστατικών αγοράς με ηλεκτρονικά τιμολόγια, μειώνεται κατά ένα έτος ο χρόνος της αρχικής παραγραφής (από 5 σε 4 έτη) δηλαδή της νόμιμης καταστροφής του φυσικού της αρχείου προς τον φορολογικό έλεγχο.
3. Η myDATA δημιούργησε κοινό κώδικα επικοινωνίας μεταξύ κράτους, λογιστών, επιχειρήσεων και προγραμμάτων εμπορικής λογιστικής διαχείρισης
Τιμολόγιο δελτίο Αποστόλης; απόδειξη είσπραξης εφημερίδων και περιοδικών; Φορτωτική; απόδειξη πώλησης αεροπορικών εισιτηρίων κι άλλα 500 παραστατικά ήρθανε και μπήκανε σε τάξη με την απόφαση 1138/2020.
Ειδικά δε για τον χαοτικό πίνακα των λιανικών πωλήσεων στο ESEND έχει αναρτηθεί η συγχώνευση τους στα βοηθητικά με την ονομασία «Κωδικοί διαβιβαζομένων παραστατικών».
Η myDATA έβαλε τάξη στο χαος των παραστατικών και στην παρερμηνεία τους, κλείνοντας το μεγάλο κενό που είχαν αφήσει τα ΕΛΠ το 2014. O λογιστής το κράτος η επιχείρηση ο ελεύθερος επαγγελματίας και οι εταιρείες κατασκευής λογισμικού, απόκτησαν κοινό κώδικα επικοινωνίας όσον αφορά τις ονομασίες των παραστατικών και όχι μόνο. H myDATA έβαλε τους κανόνες που χωρίς αυτούς δεν θα μπορούσε να υπάρξει ψηφιακός μετασχηματισμός στην φορολογική διοίκηση.
Τα ηλεκτρονικά βιβλία της Α.Α.Δ.Ε καθορίζουν χρόνους, τρόπους, ονομασίες , δηλώσεις και ακυρώσεις.
Καθορίζουν την γλώσσα επικοινωνίας μεταξύ λογιστή επιχείρησης και κράτους.
Καθορίζουν τον τρόπο της ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ πελατών προμηθευτών όσον αφορά το παραστατικό του εκδότη – λήπτη που αναφέρεται με την έννοια αντικριζόμενο.
Καθορίζουν τη κοινή γλώσσα επικοινωνίας των λογισμικών προγραμμάτων και εφαρμογών είτε αυτές ανήκουν στον ιδιωτικό είτε στον δημόσιο τομέα.
Φόροι, λοιποί φόροι, χαρτόσημο, σκοπός διακίνησης, τρόποι πληρωμής, κωδικός εγκατάστασης, αιτιολόγηση για μηδενικό ΦΠΑ, χαρακτηρισμοί και πολλά άλλα επιλέγονται από λίστες τιμών.
Η πληροφορία πλέον μπορεί να είναι ξεκάθαρη και αξιοποιήσιμη από όλους τους εμπλεκόμενους φορείς όπως ο λογιστής η οντότητα το κράτος το λογισμικό κ.ά.
4. Η myDATA συνέβαλε στην άμεση και ποιοτική αξιοποίηση των δεδομένων των πωλήσεων, από το κράτος τους λογιστές και τις ίδιες τις οντότητες
Από το 1994 που μηχανογραφώ επιχειρήσεις θυμάμαι ότι η πρώτη κουβέντα που μου έλεγε ο λογιστής που μόλις γνώριζα ήταν: «Νίκο θέλω να μηχανογραφήσω όλους τους πελάτες μου αλλά το κόστος είναι τεράστιο».
Η mydata άφησε και εδώ το αποτύπωμά της καταφέρνοντας να μηχανογραφήσει σχεδόν όλες τις επιχειρήσεις και τους ελευθέρους επαγγελματίες και μάλιστα με ελάχιστο κόστος (κάτω από 100€) που είναι και άμεσα αποσβέσιμο (εξοδοποιείται μέσα στην χρήση).
Οι επιχειρήσεις πλέον, κρατούν αναλυτικά τις συναλλαγές τους στη δική τους εφαρμογή τιμολόγησης (Αναλυτικό ημερολόγιο πωλήσεων) ενώ το λογιστικό γραφείο μπορεί να πάρει άμεσα από την myDATA όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στην λογιστική του εφαρμογή.
Το λογιστικό γραφείο λαμβάνει ηλεκτρονικά δεδομένα στο λογιστικό του πρόγραμμα , αυτά που ο πελάτης του έχει δηλώσει ( στην Α.Α.Δ.Ε) όχι μόνο από την εφαρμογή τιμολόγησης που διαθέτει αλλά και από όποιο άλλο μέσο έχει διαβιβάσει στην myDATA (πάροχο, ΦΗΜ*, καταχωρητική φόρμα, αυτοτιμολόγηση, εφαρμογή τιμολόγησης του προμηθευτή του κοκ). Στην συνέχεια τα αξιοποιεί άμεσα για έλεγχο και χαρακτηρισμό σε περιπτώσεις ώστε να καταθέσει οριστικά τις δηλωτικές υποχρεώσεις και τις οικονομικές καταστάσεις του πελάτη του.
Οι εξελιγμένες λογιστικές εφαρμογές που κάνουν χρήση τα λογιστικά γραφεία, λαμβάνουν από την myDATA το σύνολο των πωλήσεων, φόρων και κρατήσεων αλλά και σε περίπτωση που η λογιστική εφαρμογή δεν έχει τέτοια δυνατότητα η myDATA προσφέρει την πληροφορία αυτή μέσα από το συνοπτικό βιβλίο που έχει ενημερωθεί από τις πωλήσεις και τις αγορές της οντότητας.
Στα ηλεκτρονικά βιβλία της ΑΑΔΕ, υπάρχει και η πληροφορία που αναφέρει τι είδους πώληση είναι και σε πλήρη ανάλυση(αν πρόκειται για υπηρεσία, εμπόρευμα ή προϊόν ή αν είναι έσοδο επόμενης – προηγούμενης χρήσης αλλά και ακόμα αν δεν αφορά πώληση και απλά αναφέρεται στο παραστατικό ως 1.95 λοιπά πληροφοριακά στοιχεία) η οποία θα αξιοποιείται από όλους τους εμπλεκόμενους.
Έτσι η myDATA τεχνολογικά και με το πλήρωμα του χρόνου, έκανε πράξη αυτό που ανάφερα στις πρώτες σειρές της παραγράφου που τα λογιστικά γραφεία ζητούσαν σε μένα και σε άλλους συναδέλφους μηχανογράφους, δηλαδή να μηχανογραφήσει τους πελάτες της χωρίς υπερβολικό κόστος.
Οι κανόνες αλλάζουν και το λογιστικό γραφείο αλλά και οι επιχειρήσεις, πρέπει να βάλουν νέες διαδικασίες στην καθημερινότητά τους. Οι διαδικασίες αυτές ψηφιοποιούνται. Σε κάθε περίπτωση αυτοί οι κανόνες θα πρέπει μπουν και να αφομοιωθούν από επιχείρησης και λογιστικά γραφεία, ώστε ο ψηφιακός μετασχηματισμός να μη γίνει ψηφιακή γραφειοκρατία αλλά το μέσο για τον άμεσο και σωστό προϋπολογισμό, τον σωστό υπολογισμό φόρων, απαιτήσεων και υποχρεώσεων της οντότητας προς το κράτος και από τους πελάτες της ώστε να δώσει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και το κίνητρο για την μείωση των φορολογικών συντελεστών.
Είναι στα χέρια όλων μας να απαιτήσουμε την βελτίωση και την απλοποίηση της myDATA αλλά και υποχρέωση μας η κατανόηση των νέων κανονισμών και της τεχνολογικής εξέλιξης.
Από τον Νικόλαο Σπυρόπουλο, προγραμματιστή αναλυτή και co Founder της i-spirit Software.
