Management Λογιστικού γραφείου. Τέχνη ή απλή εφαρμογή των βασικών κανόνων της διοίκησης επιχειρήσεων;
Μια ευρέως διαδεδομένη ατάκα στον μαγικό κόσμο της διοίκησης των επιχειρήσεων είναι ότι το management αποτελεί εκτός των άλλων και μια τέχνη, η οποία απαιτεί αριστοτεχνικές δεξιότητες, ευρύτητα πνεύματος, δομημένο χαρακτήρα, αλλά και αντικειμενική γνώση του ευρύτερου περιβάλλοντος μέσα στο οποίο κινείται κάθε οικονομική μονάδα.
Πέραν αυτής της κοινά αποδεκτής αντίληψης όμως, το management στις επιχειρήσεις έχει και συγκεκριμένους κανόνες και μεθόδους άσκησης, διαφέροντας βέβαια σε σημεία, ανά περίπτωση.
Στο σημερινό μας άρθρο, έχοντας ως case study, ένα σύγχρονο λογιστικό γραφείο θα κάνουμε μια αναδρομή στις βασικές αρχές και αξίες της διοίκησης επιχειρήσεων, όπως τις διδαχτήκαμε, όσοι είχαμε την τύχη, στα χρόνια των προπτυχιακών ή μεταπτυχιακών μας σπουδών.
Η αρχή της ανάλυσης μας δε θα μπορούσε να είναι άλλη από την εμπέδωση της έννοιας του προγραμματισμού.
Η πρώτη και βασικότερη λειτουργία λοιπόν της διοίκησης των επιχειρήσεων είναι ο προγραμματισμός.
Α) Προγραμματισμός ή σχεδιασμός: Είναι το σύστημα των ενεργειών με τις οποίες:
- Καθορίζονται οι στόχοι της επιχείρησης
- Προβλέπεται η μελλοντική εξέλιξη των μεταβλητών του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος της επιχείρησης
- Προσδιορίζονται με σαφήνεια οι τρόποι, οι ενέργειες, καθώς και τα μέσα με τα οποία θα επιτευχθούν οι στόχοι στο συγκεκριμένο περιβάλλον που δρα η οντότητα.
Συνοπτικά θα μπορούσαμε να πούμε πως ο προγραμματισμός είναι «η σκέψη πριν τη δράση».
Προσεγγίζοντας την βασική αυτή έννοια με απλό και κατανοητό τρόπο, θα λέγαμε πως περιλαμβάνει:
- Τον καθορισμό στόχων
- Τη διαμόρφωση στρατηγικών και πολιτικών
- Το «στήσιμο» των λειτουργικών προγραμμάτων δράσης.
Case study/ Προγραμματισμός σε λογιστικό γραφείο/Παράδειγμα:
Ιδιοκτήτης λογιστικού γραφείου στο κέντρο της Αθήνας, με ενασχόληση τόσο ιδιώτες, όσο και επιχειρήσεις, μετά από έρευνα αγοράς, διαπιστώνει πως στην περιοχή που δραστηριοποιείται υπάρχει μεγάλη ζήτηση στην εξυπηρέτηση ιδιωτών πελατών. Το γραφείο ως τώρα δεν είχε μεγάλο μερίδιο στην εξυπηρέτηση ιδιωτών. Αποφασίζει λοιπόν με την ομάδα συνεργατών του, να τρέξει μια διαφημιστική καμπάνια στο συγκεκριμένο κοινό στόχο της περιοχής του, με στόχο να αναδείξει το γραφείο του σε ένα τύπου «Κέντρο εξυπηρέτησης Φορολογουμένων», το οποίο δεν υπάρχει στην περιοχή του. Ο στόχος είναι η κατάκτηση μεγαλύτερου μεριδίου στην αγορά και η επίτευξη πιο ικανοποιητικής κερδοφορίας. Η στρατηγική αυτή με βάση το business plan που εκπονήθηκε, θα υλοποιηθεί μέσω της δημιουργίας ενός υποκαταστήματος του γραφείου στην ίδια περιοχή, το οποίο θα έχει ως αποκλειστική ενασχόληση την διαχείριση ιδιωτών.
Συνεχίζοντας την ανάλυση μας, επόμενη βασική λειτουργία του management αποτελεί η οργάνωση. Τι είναι όμως οργάνωση με απλά λόγια;
Β) Οργάνωση είναι η διαδικασία με την οποία το σύνολο των ενεργειών που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης:
- Ταξινομείται σε επιμέρους καθήκοντα
- Κατανέμεται στα κατάλληλα στελέχη, στα οποία αναθέτονται οι σχετικές ευθύνες και διατίθενται οι κατάλληλοι πόροι.
Η οργάνωση εκφράζεται με:
- Κατάλληλο οργανόγραμμα
- Καταμερισμό εργασιών
- Εκχώρηση εξουσίας σε χαμηλότερα κλιμάκια διοίκησης
- Τμηματοποίηση των λειτουργιών
Case study/ Οργάνωση σε λογιστικό γραφείο/Παράδειγμα:
Σε συνέχεια του προηγούμενου παραδείγματος, ο ιδιοκτήτης του λογιστικού γραφείου αποφασίζει να προβεί στις εξής ενέργειες:
- Από τα 6 άτομα προσωπικό που διαθέτει, αφήνει στο κεντρικό του κατάστημα, το οποίο ασχολείται πλέον μόνο με τήρηση βιβλίων επιχειρήσεων, τα 4 άτομα, που ήταν ήδη επιφορτισμένο με αυτό το τομέα και κατευθύνει τους άλλους 2 υπαλλήλους στο υποκατάστημα «ΚΕΦ Ιδιωτών».
- Σε κάθε γραφείο ορίζει ένα προϊστάμενο, ο οποίος θα είναι και υπεύθυνος για την ομαλή λειτουργία του , με γνώμονα την εμπειρία και τις ικανότητες που διαθέτει.
- Ο ίδιος ο ιδιοκτήτης, αποφασίζει να βρίσκεται τόσο στο ένα, όσο και στο άλλο γραφείο, ανάλογα με τις απαιτήσεις της δουλειάς, δίνοντας εξίσου την ίδια βάση.
- Τέλος, εξοπλίζει το «ΚΕΦ ιδιωτών», με σύγχρονο εξοπλισμό και συνεργάζεται και με έναν ασφαλιστή, ο οποίος συστεγάζεται στον ίδιο χώρο, κάνοντας μια δίκαιη συμφωνία, η οποία θα ευνοεί και τις δύο πλευρές.
Επόμενη βασική μεταβλητή του management είναι η διεύθυνση.
Γ) Διεύθυνση: Αφορά τη σωστή διοίκηση του ανθρώπινου παράγοντα. Περιλαμβάνει την άρτια καθοδήγηση, ενθάρρυνση και ενεργοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης, με σκοπό την καλύτερη δυνατή επίτευξη των στόχων μακροχρόνια και βραχυχρόνια. Ευθύνη λοιπόν της διεύθυνσης είναι να ενεργοποιεί όλες τις δυνατότητες των ανθρώπινων πόρων προς όφελος της οντότητας, αλλά και των ίδιων των στελεχών. Είναι σαφές ότι η λειτουργία αυτή ξεπερνάει τα όρια της απλής έκδοσης οδηγιών από τα ανώτερα προς τα κατώτερα στελέχη.
Case study/ Διεύθυνση σε λογιστικό γραφείο/Παράδειγμα:
Ο ιδιοκτήτης του γραφείου που μελετάμε, αποφασίζει να οργανώνει ένα εβδομαδιαίο meeting με τα στελέχη του και στις δύο εγκαταστάσεις του ξεχωριστά, θέτοντας σαφείς στόχους, χρονοδιαγράμματα και προτεραιότητες. Παράλληλα αναπτύσσει ένα καινοτόμο σύστημα ανταμοιβών με βάση την απόδοση και την παραγωγικότητα. Ακολουθώντας το δημοκρατικό υπόδειγμα του ηγέτη και έχοντας τόσο τις ικανότητες, όσο και τις κατάλληλες γνώσεις, εμπνέει τους συνεργάτες του, δημιουργώντας παράλληλα και ένα άριστο περιβάλλον εργασίας. Τέλος φροντίζει να εκπαιδεύει τους συνεργάτες του, ανά βδομάδα, αναλύοντας τους τις αλλαγές στις νομοθετικές διατάξεις και παρέχοντας τους και όποτε αυτό απαιτείται εκπαίδευση μέσω σεμιναρίων.
Τελευταία και πολύ βασική μεταβλητή της διοίκησης είναι ο έλεγχος, ο οποίος σαν λειτουργία είναι άρρηκτα δεμένη με τη λειτουργία του προγραμματισμού.
Δ) Έλεγχος: Είναι η συστηματική παρακολούθηση των ενεργειών των μελών της επιχείρησης, για την εξακρίβωση και τη διόρθωση τυχόν αποκλίσεων από τους στόχους που έχουν τεθεί.
Case study/ Έλεγχος σε λογιστικό γραφείο/Παράδειγμα:
Ο ιδιοκτήτης του γραφείου σε κάθε εβδομαδιαίο meeting με τα στελέχη του, με βάση το οργανόγραμμα, τη στοχοθεσία και το πλάνο αρμοδιοτήτων και εργασιών προς υλοποίηση που έχει τεθεί, δέχεται reports από τα στελέχη και με αυτό τον τρόπο αξιολογεί την πρόοδο των εργασιών, την αποδοτικότητα των συνεργατών, με τελικό κριτήριο την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης, την οικονομική επάρκεια και την ικανοποίηση του πελατολογίου του.
Κλείνοντας το σημερινό άρθρο θα παραθέσω κάποιες κουβέντες σπουδαίων ανθρώπων, που πάντα εμπνέουν όλους όσους θέλουν να ασκήσουν διοίκηση και σωστή ηγεσία.
«Το να ξέρεις τους άλλους είναι σοφία, το να ξέρεις τον εαυτό σου είναι φώτιση».
«Δεν είναι δύσκολο να αποφασίζεις, όταν γνωρίζεις ποιες είναι οι αξίες σου».
«Ο άνθρωπος που γνωρίζει το πώς των πραγμάτων θα έχει μια δουλειά. Ο άνθρωπος που γνωρίζει το γιατί θα έχει πάντα αφεντικό τον εαυτό του.
«Τίποτα δεν εξαρτάται από την τύχη , αλλά από την ορθή κρίση και την προνοητικότητα».