Δημόσιες συμβάσεις και ηλεκτρονικά τιμολόγια!

Δημόσιες συμβάσεις και ηλεκτρονικά τιμολόγια:

Άννα Σπαθή

Διευθύντρια Λογιστικού Τμήματος

BBC SA ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΙ ΣΥΜΒΟΥΛΟΙ ΑΕ

Ένα σημαντικό ερώτημα που απασχολεί πολλά λογιστήρια επιχειρήσεων οι οποίες  αναλαμβάνουν δημόσια έργα κυρίως μετά την εφαρμογή του mydata είναι ο τρόπος διαβίβασης και παραλαβής από τους δημόσιους φορείς των τιμολογίων που εκδίδουν στις δημόσιες συμβάσεις έργων,  μια και πολλές φορές αυτοί οι φορείς  απαιτούσαν το πρωτότυπο τιμολόγιο με σφραγίδα και υπογραφή.

Ήρθε λοιπόν μία ΑΠΟΦΑΣΗ  ΟΔΗΓΙΑ ΤΗΣ  ΓΕΝΙΚΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ  ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ με την οποία προβλέπεται ότι:

Στις δημόσιες συμβάσεις έργων,( προμηθειών αγαθών και υπηρεσιών), η αξία των οποίων είναι ίση ή ανώτερη από τα κατώτατα κοινοτικά όρια, όπως αυτά ορίζονται σε κάθε περίπτωση, οι Αναθέτουσες Αρχές, είναι υποχρεωμένες να παραλαμβάνουν και να διαχειρίζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια.
Επίσης είναι υποχρεωμένες να παραλαμβάνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια, εφόσον οι επιχειρήσεις που τα εκδίδουν, υποχρεούνται από φορολογικές ή άλλες διατάξεις να εφαρμόζουν ηλεκτρονική τιμολόγηση.
  Ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι το τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε δομημένη ηλεκτρονική μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του.
ΠΡΟΣΟΧΗ Δεν αποτελούν ηλεκτρονικά τιμολόγια για τις δημόσιες συμβάσεις, τιμολόγια τα οποία δεν έχουν συνταχθεί σύμφωνα με τους κανόνες του εθνικού/ευρωπαϊκού προτύπου και δεν έχουν δρομολογηθεί μέσω του ΚΕΔ ( Κέντρο Διαλειτουργικότητας ), ή είναι απλά αρχεία εικόνας.
ΠΡΟΣΟΧΗ Δεν αποτελεί ηλεκτρονικό τιμολόγιο το τιμολόγιο που εκδόθηκε από την εφαρμογή “timologio” της ΑΑΔΕ.
  ΠΡΟΣΟΧΗ  Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια, διακινούνται προς τις Αναθέτουσες Αρχές, μέσω του δικτύου e Delivery.

ΑΝΑΛΥΤΙΚΑ Η ΑΠΟΦΑΣΗ ΟΔΗΓΙΑ ΑΝΑΦΕΡΕΙ:

42465 ΕΞ 30.03.2022

Παροχή οδηγιών για τη διαχείριση ηλεκτρονικών τιμολογίων (ΗΤ) στο πλαίσιο εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ

ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ

ΓΕΝΙΚΟ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΘΗΣΑΥΡΟΦΥΛΑΚΙΟΥ ΚΑΙ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΝΟΝΩΝ

Δ/ΝΣΗ : ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΚΑΙ ΣΥΝΤ/ΣΜΟΥ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΝΟΝΩΝ

Τηλέφωνο : 210 69 87 704, 705

Η παρούσα εγκύκλιος αποστέλλεται δεδομένης της υφιστάμενης υποχρέωσης των φορέων του Δημοσίου Τομέα για την αποδοχή ηλεκτρονικών τιμολογίων (HT) στο πλαίσιο εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων ώστε να παρασχεθούν οδηγίες για την εφαρμογή των διατάξεων των άρθρων 148 έως 154 του ν.4601/2019 (Α.44), καθώς και των κατ’ εξουσιοδότηση εκδοθεισών, κοινών υπουργικών αποφάσεων αριθ. 63446/31.5.2021 (Β.2338) & αριθ. οικ.98979 ΕΞ 10-8-2021 (Β.3766), όπως ισχύουν.

Δεδομένου ότι η καθιέρωση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στις δημόσιες συμβάσεις εντάσσεται στο πλαίσιο προώθησης της ψηφιακής μεταρρύθμισης και αυτοματοποίησης των διαδικασιών στη Δημόσια Διοίκηση, είναι κρίσιμο να εξασφαλιστεί η ετοιμότητα των φορέων του Δημοσίου Τομέα προκειμένου άμεσα αυτοί να είναι σε θέση να διαχειριστούν ηλεκτρονικά τιμολόγια. Για το λόγο αυτό θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη παράγραφο Δ της παρούσης, στην οποία περιγράφονται οι ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΦΟΡΕΩΝ . Για την υποβοήθηση στην προετοιμασία των φορέων έχει συμπεριληφθεί ως παράρτημα της παρούσης πίνακας με την καταγραφή των απαιτούμενων ενεργειών ο οποίος θα πρέπει άμεσα να συμπληρωθεί αρμοδίως και να αποσταλεί ηλεκτρονικά στην Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ) σύμφωνα με το μέρος Δ της παρούσης.

Α. ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ

Με τις διατάξεις του ν.4601/2019, εισάγεται η υποχρέωση Φορέων που εκτελούν δημόσιες συμβάσεις οι οποίες υπάγονται στους ν. 3978/2011 (Α.137), 4412/2016 (Α.147) και 4413/2016 (Α.148) και η αξία των οποίων είναι ίση ή ανώτερη από τα κατώτατα κοινοτικά όρια, όπως αυτά ορίζονται σε κάθε περίπτωση, να παραλαμβάνουν και να διαχειρίζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια που είναι σύμφωνα με τον ευρωπαϊκό ή/και εθνικό πρότυπο έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων. Εξαιρούνται οι συμβάσεις του ν. 3978/2011 η σύναψη και η εκτέλεση των οποίων έχουν χαρακτηριστεί απόρρητες ή πρέπει να συνοδεύονται από ειδικά μέτρα ασφαλείας.

Το παραπάνω πλαίσιο θεσπίζει την υποχρεωτικότητα, από πλευράς των δημοσίων φορέων να παραλαμβάνουν ΗΤ και δεν θίγει το δικαίωμα του προμηθευτή να επιλέξει μεταξύ ηλεκτρονικής ή έγχαρτης τιμολόγησης. Σε κάθε περίπτωση οι Δημόσιοι Φορείς, ανεξαρτήτως της νομικής υποχρέωσης τους και δεδομένης της τεχνικής δυνατότητας που τους παρέχεται ήδη από την Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ), οφείλουν να παραλαμβάνουν ΗΤ ανεξαρτήτως ύψους συμβάσεων εφόσον οι οικονομικοί φορείς υποχρεούνται, από φορολογικές ή άλλες διατάξεις, να εφαρμόσουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Στο σημείο αυτό, σας γνωρίζουμε ότι σχετικά προωθείται από το Υπουργείο μας διάταξη για περαιτέρω επέκταση της υποχρεωτικότητας στη χρήση του ΗΤ.

Κατ’ εξουσιοδότηση του ανωτέρω νόμου έχουν εκδοθεί:

α) η αριθ. οικ.98979 ΕΞ 10-8-2021 κυα, όπως τροποποιήθηκε με την αριθμ.13005 ΕΞ 2022/01-02-2022 όμοια (Β.438), με την οποία καθορίζεται ο τρόπος διακίνησης των ΗΤ, οι διαδικασίες παραλαβής, επεξεργασίας και πληρωμής τους καθώς και οι απαιτήσεις διαλειτουργικότητας και διασύνδεσης των πληροφοριακών συστημάτων του Δημοσίου. Ειδικότερα, ορίζεται ότι δημιουργείται δίκτυο διακίνησης ηλεκτρονικών τιμολογίων στο οποίο το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της ΓΓΠΣΔΔ αποτελεί ενιαίο σημείο πρόσβασης του Δημοσίου.

β) η αριθ. 63446/31.5.2021 κυα, όπως ισχύει, με την οποία καθορίζεται ο Εθνικός Μορφότυπος του ΗΤ ο οποίος αφορά στη δομή και το περιεχόμενο του ΗΤ. Σύμφωνα με την ανωτέρω κυα, συμπληρώνονται υποχρεωτικά στο ΗΤ όλα τα στοιχεία τα οποία α) είναι υποχρεωτικά βάσει των ισχυουσών φορολογικών διατάξεων και β) είναι απαραίτητα για τη σωστή δρομολόγηση και στη συνέχεια τη διαχείριση των ηλεκτρονικών τιμολογίων από τα πληροφοριακά συστήματα του Δημοσίου και του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα.

Λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο συμπλήρωσης των πεδίων του ΗΤ είναι διαθέσιμες στον «Οδηγό Μορφότυπου» που έχει αναρτηθεί στην ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ στη διαδρομή https://www.gsis.gr/polites-epiheiriseis/pliromes-kai-eispraxeis/e-invoice.

Β. ΟΡΙΣΜΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ (ΗΤ)

Στο άρθρο 149 του ν.4601/2019 ορίζεται το ΗΤ ως το τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε διαρθρωμένη ηλεκτρονική μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του. Βάσει του ορισμού αυτού και σε συνδυασμό με τα διαλαμβανόμενα στις ανωτέρω σχετικές κυα, δεν αποτελούν ηλεκτρονικά τιμολόγια για τις δημόσιες συμβάσεις, τιμολόγια τα οποία δεν έχουν συνταχθεί σύμφωνα με τους κανόνες του εθνικού/ευρωπαϊκού προτύπου και δεν έχουν δρομολογηθεί μέσω του ΚΕΔ ή αποτελούν απλό αρχείο εικόνας, αρχείο pdf κ.λπ.. Επίσης, δεν αποτελεί ΗΤ το τιμολόγιο που έχει εκδοθεί μέσω της εφαρμογής «timologio» της ΑΑΔΕ.

Επισημαίνεται ότι σύμφωνα με την παρ.7 του άρθρου 5 της αριθμ. οικ.98979 ΕΞ 10-8-2021 κυα πρωτότυπο δικαιολογητικό για τον έλεγχο και πληρωμή των δαπανών των φορέων Δημοσίου Τομέα νοείται το τιμολόγιο σε ηλεκτρονική μορφή βάσει του Ευρωπαϊκού ή Εθνικού Μορφότυπου και μόνο.

Το ΗΤ περιέχει υποχρεωτικά στοιχεία, τα οποία δεν περιέχονται στα έγχαρτα τιμολόγια, τα οποία διαφοροποιούν την εκτύπωση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου από ένα έγχαρτο τιμολόγιο. Τα στοιχεία αυτά είναι η συμβολοσειρά αυθεντικοποίησης (##AUTHCODE##) καθώς και η ηλεκτρονική διεύθυνση (URL) για την άμεση επισκόπηση του ηλεκτρονικού τιμολογίου.

Γ. ΠΑΡΑΛΑΒΗ-ΕΛΕΓΧΟΣ & ΠΛΗΡΩΜΗ ΤΩΝ ΗΤ

1. ΔΙΚΤΥΟ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ ΗΤ

Η διακίνηση των ΗΤ μεταξύ οικονομικών φορέων και φορέων του Δημοσίου Τομέα γίνεται μέσω δικτύου eDelivery στο οποίο συνδέονται μεταξύ τους τα πιστοποιημένα σε αυτό σημεία πρόσβασης.-Το πιστοποιημένο σημείο πρόσβασης για λογαριασμό όλων των φορέων του Δημοσίου Τομέα είναι η ΓΓΠΣΔΔ η οποία, λειτουργεί ως το μοναδικό σημείο υποδοχής τιμολογίων για τις Δημόσιες Συμβάσεις και ως ο κόμβος δρομολόγησης των στοιχείων τους στα πληροφοριακά συστήματα των αρμοδίων φορέων μέσω του ΚΕΔ (άρθρο 25, περ. (ιε) του πδ 40/2020 & οικ.98979 ΕΞ 10-8-2021 κυα).

1. ΜΗΤΡΩΟ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΩΝ ΑΡΧΩΝ ΓΙΑ ΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ

Προκειμένου να είναι δυνατή η δρομολόγηση των ηλεκτρονικών τιμολογίων από το ΚΕΔ στα πληροφοριακά συστήματα (ΠΣ) που χρησιμοποιούν οι αναθέτουσες αρχές (ΑΑ) και οι οικονομικές υπηρεσίες των φορέων του Δημοσίου Τομέα, δημιουργείται στην ΓΓΠΣΔΔ το Μητρώο Αναθετουσών Αρχών για το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο (ΜΑΑΗΤ). Το Μητρώο αυτό βασίζεται στο Μητρώο Αναθετουσών Αρχών της ΕΑΑΔΗΣΥ [ν. 4605/2019, άρθρο 53 (υπο-άρθρο 11)] και καταρτίζεται βάσει των στοιχείων που αποστέλλουν οι ΓΔΟΥ αναφορικά με τις αναθέτουσες αρχές του φορέα τους καθώς και των εποπτευόμενων φορέων.

Στο ΜΑΑΗΤ όλες οι ΑΑ λαμβάνουν μοναδικό κωδικό αριθμό και συσχετίζονται με την αρμόδια οικονομική υπηρεσία. Βάσει του αριθμού αυτού, ο οποίος υποχρεωτικά περιλαμβάνεται σε συγκεκριμένο πεδίο του ηλεκτρονικού τιμολογίου, το κάθε τιμολόγιο διατίθεται αποκλειστικά στην αναθέτουσα αρχή που είναι αρμόδια για την παραλαβή και έλεγχό του και στην οικονομική υπηρεσία που είναι αρμόδια για τον έλεγχο και πληρωμή της δαπάνης. Για το λόγο αυτό είναι απαραίτητη η ένταξη στο ΜΑΑΗΤ κάθε ΑΑ/ΑΦ και η λήψη του μοναδικού κωδικού ο οποίος περιλαμβάνεται υποχρεωτικά στα έγγραφα της σύμβασης θα πρέπει να επισημαίνεται σε κάθε επικοινωνία με τους οικονομικούς φορείς, για την ορθή συμπλήρωση του σχετικού υποχρεωτικού πεδίου στο ΗΤ.

Επίσης, σε περίπτωση αλλαγής στη διοικητική δομή ενός φορέα, θα πρέπει άμεσα να ενημερώνεται τόσο το ΜΑΑΗΤ όσο και οι συμβαλλόμενοι οικονομικοί φορείς. Οδηγίες για την εγγραφή των αναθετουσών αρχών στο εν λόγω Μητρώο παρέχονται στην ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ και στη διαδρομή https://www.gsis.gr/polites-epiheiriseis/pliromes-kai-eispraxeis/ilektroniko-timologio-stis-dimosies-symbaseis/eggrafi.

1. ΔΙΑΘΕΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ – ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ

Τα ΗΤ, μετά τον τεχνικό έλεγχο και την παραλαβή τους από το ΚΕΔ, διατίθενται προς τα ΠΣ των φορέων του Δημοσίου Τομέα τα οποία χρησιμοποιούνται για τη διενέργεια διαγωνιστικών διαδικασιών, τη σύναψη/παρακολούθηση των συμβάσεων, την οικονομική διαχείριση και την πληρωμή. Η διάθεση των ΗΤ γίνεται ταυτόχρονα σε όλα τα εμπλεκόμενα κατά περίπτωση ΠΣ του Δημοσίου Τομέα με αυτοματοποιημένες ενέργειες, χωρίς την παρέμβαση ανθρώπινου παράγοντα.

Το ΚΕΔ, πριν τη διάθεση των ΗΤ στα ΠΣ των φορέων, διενεργεί τεχνικούς ελέγχους ορθότητάς τους που αφορούν: α) τη δομή και την ορθότητα/ακεραιότητα των πεδίων, β) τη συμβατότητα με τον ευρωπαϊκό ή/και τον εθνικό μορφότυπο, γ) την εγκυρότητα της αποστολής τους και δ) την φορολογική εγκυρότητα του ΗΤ μέσω διεπαφής του ΚΕΔ με την ΑΑΔΕ. Ειδικότερα, τα ΗΤ διατίθενται:

1. i) στα ΠΣ των Φορέων που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση εκτέλεσης των συμβάσεων και ελέγχου και πληρωμής των δαπανών τους (εκτός δαπανών ΠΔΕ), εφόσον έχει αναπτυχθεί ηλεκτρονική διεπαφή των συστημάτων αυτών με το ΚΕΔ, μέσω web services που διατίθενται από την ΓΓΠΣΔΔ. Επιπλέον, θα πρέπει να έχουν υλοποιηθεί οι απαιτούμενες προσαρμογές ώστε να είναι δυνατή η λήψη και διαχείριση των ΗΤ από τις ΑΑ που ανήκουν σε αυτούς και την Οικονομική τους Υπηρεσία. Περισσότερες πληροφορίες σχετικές με την χρήση των web services παρέχονται στον ιστότοπο της ΓΓΠΣΔΔ και στην διαδρομή https://www.gsis.gr/polites-epiheiriseis/pliromes-kai-eispraxeis/e-invoice#KED.

1. ii) στην Εφαρμογή Διάθεσης Ηλεκτρονικών Τιμολογίων (ΕΔΗΤ) η οποία έχει δημιουργηθεί από τη ΓΓΠΣΔΔ προκειμένου οι Φορείς να έχουν μεταβατικά πρόσβαση στα ΗΤ που τους αφορούν στις περιπτώσεις που είτε δεν έχουν ολοκληρώσει τις απαιτούμενες προσαρμογές στο ΠΣ είτε υφίσταται προσωρινή τεχνική αδυναμία παραλαβής ΗΤ. Επιπλέον μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από φορείς που δεν διαθέτουν ΠΣ. Διευκρινίζεται ότι η εφαρμογή αυτή δεν αντικαθιστά τα υφιστάμενα ΠΣ ελέγχου -πληρωμής των δαπανών των φορέων Δημοσίου Τομέα αλλά μέσω της εφαρμογής αυτής παρέχεται η δυνατότητα λήψης, προβολής και διαχείρισης ΗΤ σε εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους.

Στην εφαρμογή αυτή αποκτούν πρόσβαση, κατόπιν εξουσιοδότησης, υπάλληλοι ΑΑ, υπόλογοι ΧΕΠ, διαχειριστές Πάγιας Προκαταβολής και υπάλληλοι Οικονομικών Υπηρεσιών, στους οποίους αποδίδονται οι συγκεκριμένοι ρόλοι βάσει των αρμοδιοτήτων τους, καθώς και στελέχη ελεγκτικών φορέων. Επισημαίνεται ότι κατά την διαδικασία απόδοσης ρόλων, μέσω της εφαρμογής εξουσιοδοτήσεων, πρέπει να τηρούνται τα ασυμβίβαστα, όπως αυτά ορίζονται από τις ισχύουσες δημοσιονομικές διατάξεις (π.χ. ασυμβίβαστο μεταξύ «χρήστη αναθέτουσας αρχής» και «χρήστη οικονομικής υπηρεσίας»). Τονίζεται ότι η συγκεκριμένη ενέργεια εξουσιοδοτήσεων είναι απαραίτητη να πραγματοποιηθεί κατά προτεραιότητα από όλους τους φορείς του Δημοσίου Τομέα για να μπορούν άμεσα να παραλαμβάνουν τα ΗΤ. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή ΕΔΗΤ και τις απαραίτητες εξουσιοδοτήσεις παρέχονται στην ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ και στην διαδρομή https://www.gsis.gr/polites-epiheiriseis/pliromes-kai-eispraxeis/e-invoice#EDHT.

iii) στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Δημοσιονομικής Πολιτικής (ΟΠΣΔΠ) μέσω του οποίου εκδίδονται τα χρηματικά εντάλματα για την πληρωμή των δαπανών της Κεντρικής Διοίκησης. Έχει ήδη υλοποιηθεί ηλεκτρονική διεπαφή του συστήματος αυτού με το ΚΕΔ ώστε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια να λαμβάνονται άμεσα και να καθίστανται διαθέσιμα προς διαχείριση από τους υπαλλήλους των αρμόδιων κατά περίπτωση οικονομικών υπηρεσιών. Με τον τρόπο αυτό η οικονομική υπηρεσία έχει πλήρη εικόνα των εκκρεμών ΗΤ αμέσως μετά την δρομολόγησή τους από το ΚΕΔ και πριν ακόμη την αποστολή του φακέλου δαπάνης από την υπηρεσία του διατάκτη.

1. iv) στο e-ΠΔΕ το οποίο αποτελεί το πληροφοριακό σύστημα στο οποίο πραγματοποιείται, βάσει του κωδικού της αναθέτουσας αρχής και της συσχέτισής της με την αρμόδια οικονομική υπηρεσία στο ΜΑΑΗΤ της ΓΓΠΣΔΔ, η παραλαβή, έλεγχος, κατάταξη, δρομολόγηση και πληρωμή των ηλεκτρονικών τιμολογίων, που αφορούν στο ΠΔΕ μέσω κατάλληλων ρόλων που έχουν δημιουργηθεί σε αυτό. Η απαραίτητη ηλεκτρονική διεπαφή του συστήματος αυτού με το ΚΕΔ της ΓΓΠΣΔΔ έχει ήδη υλοποιηθεί. Αναλυτικές οδηγίες είναι διαθέσιμες στη δικτυακή πύλη του e-ΠΔΕ http://www.epde.gr, στη διαδρομή «Νέα και Εγκύκλιοι ΔΔΕ/Νέα διαδικασία εκκαθάρισης και πληρωμής μέσω e-ΠΔΕ, εγχειρίδιο χρήσης – 14/12/2020» (σελ. 6-18).

1. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ

1. i) ΡΟΗ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ/ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ

Δεδομένου ότι το ΗΤ αποτελεί μια νέα μορφή τιμολογίου που έρχεται να αντικαταστήσει το έγχαρτο τιμολόγιο ως ένα από τα απαραίτητα δικαιολογητικά δαπάνης, η εισαγωγή του στη διαδικασία ελέγχου και πληρωμής των δημοσίων δαπανών δεν επιφέρει καμία αλλαγή στις υφιστάμενες διοικητικές διαδικασίες.

Ως εκ τούτου, η υπηρεσία του διατάκτη, αρμόδια για την συγκέντρωση των δικαιολογητικών και την δημιουργία του φακέλου της δαπάνης, λαμβάνει το ΗΤ στο πληροφοριακό της σύστημα ή στο ΕΔΗΤ. Στη συνέχεια, κατά την δημιουργία του φακέλου δαπάνης, αναγράφει στην κατάσταση δαπάνης τον μοναδικό αριθμό του ΗΤ, βάσει του οποίου η οικονομική υπηρεσία θα το αναζητήσει στο πληροφοριακό της σύστημα. Σε περίπτωση φορέα Κεντρικής Διοίκησης που εφαρμόζεται η Ηλεκτρονική Διακίνηση Δικαιολογητικών (ΗΔΔ), το ηλεκτρονικό αρχείο του ΗΤ (τύπου xml) εισάγεται στον ηλεκτρονικό φάκελο της δαπάνης.

Στη συνέχεια, η οικονομική υπηρεσία, μετά τη λήψη του φακέλου δαπάνης (φυσικού ή ηλεκτρονικού), αναζητά το ΗΤ στο πληροφοριακό σύστημά της ή το ΕΔΗΤ προκειμένου να ολοκληρώσει τον έλεγχο νομιμότητας και κανονικότητας της δαπάνης. Στο σημείο αυτό επισημαίνεται ότι το ηλεκτρονικό αρχείο του ΗΤ θα πρέπει να τηρείται στο πληροφοριακό σύστημα της οικονομικής υπηρεσίας, λόγω της υποχρέωσης της για τήρηση των πρωτότυπων δικαιολογητικών των δαπανών του Φορέα, ανεξάρτητα από την διατήρησή του και από το ΚΕΔ.

1. ii) ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ – ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ

Τα ΗΤ κατά την διακίνηση και διαχείρισή τους περιέρχονται σε διαδοχικές καταστάσεις (στάδια) για τις οποίες οι οικονομικοί φορείς ενημερώνονται με σχετικά μηνύματα. Με τα μηνύματα αυτά είναι πλέον δυνατή η ενημέρωση των οικονομικών φορέων σε πραγματικό χρόνο σχετικά με το στάδιο επεξεργασίας των ΗΤ τους. Οι καταστάσεις αλλάζουν αυτόματα, βάσει ενεργειών των αρμόδιων υπαλλήλων στα εμπλεκόμενα πληροφοριακά συστήματα. Οι καταστάσεις αυτές είναι: «ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ», «ΥΠΟ ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗ», «ΑΠΟΡΡΙΨΗ», «ΑΠΟΔΟΧΗ», «ΠΛΗΡΩΜΗ» «ΜΕΡΙΚΗ ΠΛΗΡΩΜΗ».

Ειδικά η κατάσταση «ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ» αφορά στην τεχνικά επιτυχή παραλαβή του ηλεκτρονικού τιμολογίου από το πληροφοριακό σύστημα της αναθέτουσας αρχής (είτε αυτό είναι το πληροφοριακό σύστημα του φορέα είτε το ΕΔΗΤ είτε το e-ΠΔΕ). Η παραλαβή αυτή χρονοσημαίνεται και γνωστοποιείται στον οικονομικό φορέα με αυτοματοποιημένο μήνυμα του ΚΕΔ και η ημερομηνία αυτή είναι μία από τις ημερομηνίες που προσδιορίζουν την έναρξη της υποχρέωσης για πληρωμή (υποπαρ. Ζ5 του ν. 4152/2013) ενώ λαμβάνεται υπόψη και για την διαχείριση του φακέλου της δαπάνης (άρθρο 69Ζ του ν.4270/2014). Ο κάθε φορέας λοιπόν οφείλει να εξασφαλίσει ότι το ΠΣ του θα αναζητά στο ΚΕΔ, σε καθημερινή τουλάχιστον βάση τα ΗΤ που τον αφορούν για την αποφυγή καθυστερήσεων στις πληρωμές. Για το σκοπό αυτό έχει υλοποιηθεί και η αποστολή ενημερωτικού e-mail προς τους χρήστες της εφαρμογής ΕΔΗΤ, ώστε να υπάρχει άμεση ενημέρωσή τους για την ύπαρξη νέου διαθέσιμου ΗΤ κάθε φορά. Το ΗΤ περιέρχεται στις υπόλοιπες καταστάσεις, ανάλογα με το αποτέλεσμα κάθε φορά του διενεργούμενου ελέγχου.

iii) ΟΠΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ -ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ

Επειδή το ηλεκτρονικό αρχείο του ΗΤ, ως αρχείο xml, δεν είναι εύκολα αναγνώσιμο, παρέχεται από την ΓΓΠΣΔΔ προς όλα τα ΠΣ η δυνατότητα οπτικοποίησης. Με τον τρόπο αυτό είναι δυνατή η επισκόπηση του περιεχομένου του τιμολογίου από τους αρμόδιους υπαλλήλους για τον έλεγχο και την πληρωμή του. Η οπτικοποίηση του ΗΤ μπορεί να εκτυπωθεί και να αποθηκευτεί σε μορφή αρχείου pdf. Η οπτικοποίηση και η εκτύπωση ενός ΗΤ παρέχουν τη δυνατότητα επισκόπησης του περιεχομένου του και δεν αποτελούν πρωτότυπο δικαιολογητικό. Εφόσον προέρχονται από τα ΠΣ του Δημοσίου Τομέα, φέρουν πάντα την ένδειξη «οπτικοποίηση ηλεκτρονικού τιμολογίου»

1. iv) ΕΛΕΓΧΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ

Σύμφωνα με τον Εθνικό Μορφότυπο, είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση ορισμένων στοιχείων στο ΗΤ τα οποία είναι απαραίτητα είτε βάσει φορολογικών διατάξεων είτε για τη σωστή δρομολόγησή των ΗΤ στα ΠΣ των φορέων και στη συνέχεια για την πιο αποτελεσματική διαχείριση και έλεγχό τους. Τα σημαντικότερα από τα σημεία αυτά είναι:

α. Ο κωδικός αριθμός του ΜΑΑΗΤ, βάσει του οποίου γίνεται η δρομολόγηση του τιμολογίου στο πληροφοριακό σύστημα του Φορέα.

β. Ο τύπος προϋπολογισμού που βαρύνει η δαπάνη. Βάσει του περιεχομένου του πεδίου αυτού το ΗΤ δρομολογείται από το ΚΕΔ στα κατάλληλα ΠΣ για την διαχείρισή του και μπορεί να πάρει τις τιμές «1|ΑΔΑ ανάληψης», «2|ο κωδικοποιημένος ενάριθμος» & «3|ΑΔΑ ανάληψης». Με το πρώτο συνθετικό προσδιορίζεται εάν η δαπάνη βαρύνει τον Τακτικό Προϋπολογισμό, τον ΠΔΕ ή τον προϋπολογισμό του φορέα λοιπής Γενικής Κυβέρνησης οπότε το ΗΤ δρομολογείται αντίστοιχα στο ΟΠΣΔΠ, e-ΠΔΕ, ΠΣ Φορέα ή στο ΕΔΗΤ. Επιπλέον, με το δεύτερο συνθετικό παρέχεται σημαντική πληροφόρηση η οποία ανάλογα με τις υλοποιήσεις στα ΠΣ, δίνει τη δυνατότητα συσχέτισης ενός ΗΤ με συγκεκριμένη δαπάνη (ανάληψη υποχρέωσης/έργο ΠΔΕ).

γ. ο ΑΔΑΜ σύμβασης ή η τιμή «0» εφόσον δεν υπάρχει ΑΔΑΜ σύμβασης.

δ. Αναγνωριστικό ταξινόμησης στοιχείου (CPV) κάθε τιμολογούμενου αγαθού/υπηρεσίας, όπως αναφέρεται στη σύμβαση.

Τα παραπάνω α) & β) στοιχεία αναγράφονται απαραίτητα στα έγγραφα της σύμβασης (άρθρα 53 & 281 του ν.4412/2016, μετά την τροποποίησή τους με το άρθρο 16 του ν.4782/2021)

ε. ο Μοναδικός Αριθμός Καταχώρισης (ΜΑΡΚ), η συμβολοσειρά αυθεντικοποίησης και ηλεκτρονική διεύθυνση (URL) της απεικόνισης του ΗΤ στην ιστοσελίδα του παρόχου, βάσει φορολογικών διατάξεων. Η απεικόνιση του ΗΤ είναι δυνατή και μέσω QRcode που εμφανίζεται στην εκτύπωση/οπτικοποίησή του.

1. v) ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ ΥΠΕΡ ΤΡΙΤΩΝ / ΠΑΡΑΚΡΑΤΗΣΕΙΣ

Τα ποσά των κρατήσεων υπέρ τρίτων/παρακρατήσεων δύναται να συμπληρώνονται από τους οικονομικούς φορείς σε συγκεκριμένα πληροφοριακά πεδία του ΗΤ χωρίς να επηρεάζεται η συνολική του αξία (έχει προωθηθεί σχετική τροποποίηση της κυα του μορφότυπου). Σε κάθε περίπτωση όμως ο τελικός προσδιορισμός του ύψους των κρατήσεων υπέρ τρίτων /παρακρατήσεων και η παρακράτηση και απόδοση τους είναι αρμοδιότητα και ευθύνη του φορέα και πραγματοποιείται κατά την εκκαθάριση και πληρωμή της δαπάνης από την οικονομική υπηρεσία.

Δ. ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΦΟΡΕΩΝ

Στην ενότητα αυτή αναφέρονται συνοπτικά οι απαιτούμενες ενέργειες που πρέπει άμεσα να ολοκληρωθούν προκειμένου να είναι δυνατή η παραλαβή, διαχείριση και πληρωμή των ΗΤ από τους φορείς που εκτελούν δημόσιες συμβάσεις, ανεξαρτήτως του ύψους των υφιστάμενων συμβάσεών τους:

1. i) εγγραφή στο Μητρώο Αναθετουσών Αρχών για το ηλεκτρονικό τιμολόγιο της ΓΓΠΣΔΔ (ΜΑΑΗΤ) https://www.gsis.gr/polites-epiheiriseis/pliromes-kai-eispraxeis/ilektroniko-timologio-stis-dimosies-symbaseis/eggrafi
2. ii) εξουσιοδότηση των αρμόδιων υπαλλήλων στην εφαρμογή ΕΔΗΤ προκειμένου να υπάρχει δυνατότητα πρόσβασης και διαχείρισης των ΗΤ https://www.gsis.gr/polites-epiheiriseis/pliromes-kai-eispraxeis/e-invoice#EDHT και παράλληλα

iii) ανάπτυξη ηλεκτρονικής διεπαφής του ΠΣ του φορέα με το ΚΕΔ για την παραλαβή ΗΤ https://www.gsis.gr/polites-epiheiriseis/pliromes-kai-eispraxeis/e-invoice#KED

1. iv) υποβολή αίτησης απόκτησης του ρόλου «Υπεύθυνος Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Τιμολογίου» στο e-ΠΔΕ (www.epde.gr / Αίτηση Δημιουργίας χρήστη e-ΠΔΕ) από αρμοδίους υπαλλήλους της Αναθέτουσας Αρχής προκειμένου να είναι δυνατή η πρόσβαση και διαχείριση των ηλεκτρονικών τιμολογίων που αφορούν σε έργα του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων
2. v) υιοθέτηση των προσαρμοσμένων υποδειγμάτων εγγράφων σύμβασης στις τροποποιήσεις των άρθρων 53 & 281 του ν.4412/2016, ώστε να παρέχεται κάθε αναγκαία πληροφορία προς τους προμηθευτές σε περίπτωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης
3. vi) ενημέρωση αρμόδιων στελεχών και μέσω συμμετοχής τους στις σχετικές ημερίδες για το ηλεκτρονικό τιμολόγιο που διοργανώνονται από το ΕΚΔΔΑ

Για την υλοποίηση των παραπάνω ενεργειών και τη συντονισμένη ενημέρωση και προσαρμογή όλων των φορέων του Δημοσίου Τομέα στην ηλεκτρονική τιμολόγηση, προτείνεται η σύσταση σε κάθε ΓΔΟΥ Υπουργείου, ομάδας υποστήριξης ΗΤ, αποτελούμενη από επιχειρησιακά και τεχνικά στελέχη. Στόχος των ομάδων αυτών θα είναι η υποστήριξη τόσο του ίδιου του φορέα όσο και των εποπτευόμενων από αυτόν φορέων του σε θέματα ΗΤ.

Επίσης, στο παράρτημα της παρούσης περιλαμβάνεται, όπως προαναφέρθηκε, σύντομος πίνακας ενεργειών τον οποίο καλούνται να συμπληρώσουν και να αποστείλουν στην ηλεκτρονική διεύθυνση της ΓΓΠΣΔΔ (e-mail [email protected]) οι κ.κ. ΓΔΟΥ των Υπουργείων ως εξής:

α) για τους Φορείς τους έως 7/4/2022

β) για τους Φορείς εποπτείας τους, συγκεντρωτικά έως 15/4/2022.

1. ΠΑΡΟΧΗ ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΕΩΝ- PORTAL

Για θέματα σχετικά με την ηλεκτρονική τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις έχει υλοποιηθεί και λειτουργεί στην ηλεκτρονική διεύθυνση της ΓΓΠΣΔΔ (www.gsis.gr/e-invoice) ηλεκτρονική πύλη στην οποία μπορούν να ανατρέχουν όλοι οι φορείς στο πλαίσιο εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων. Επιπλέον παρέχεται δυνατότητα αποστολής ερωτημάτων, ως εξής

• για τεχνικά θέματα:

– του Μητρώου Αναθετουσών Αρχών, ΕΔΗΤ και ΟΠΣΔΠ στο email: [email protected]

– του Κέντρου Διαλειτουργικότητας ΚΕΔ στο email: [email protected]

– του ΠΔΕ στο url: http://www.epde.gr/liferay-portal/web/guest/9

• για θέματα πολιτικής Ηλεκτρονικού Τιμολογίου και PEPPOL στο email: [email protected]
• για θεσμικά και επιχειρησιακά θέματα διαδικασιών εκκαθάρισης και πληρωμής του ΗΤ στο email: [email protected] (σύμφωνα με τις εγκυκλίους ΑΔΑ:6ΞΣΜΗ-ΧΓΕ και 6ΘΗ6Η-Σ0Η)

Ο Γενικός Γραμματέας

Αθανάσιος Πετραλιάς