Νικόλαος Καττής
Επιστημονικός Υπεύθυνος στην εταιρεία Φορολογιστική Ηπείρου
Υπόδειγμα συμφωνητικού διακοπής συνεργασίας-παραλαβής και παράδοσης βιβλίων και στοιχείων:
Στα Ιωάννινα σήμερα την //2020 μεταξύ των συμβαλλομένων
Α)του και της επάγγελμα με ΑΦΜ και ΑΔΤ διεύθυνση που ενεργεί εν προκειμένω για την ατομική του επιχείρηση (ή ως νόμιμος εκπρόσωπος της επιχείρησης με την επωνυμία …….) που στη συνέχεια θα καλείται πελάτης
Β) του με ΑΦΜ ως διαχειριστή με ΑΦΜ που στη συνέχεια θα καλείται λογιστικό γραφείο .
Συμφωνήθηκαν , γνωστοποιήθηκαν , και έγιναν αποδεκτά τα παρακάτω:
ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ.Ο πρώτος των συμβαλλομένων πελάτης όπως παρίσταται γνωστοποιεί ότι με το ως άνω λογιστικό γραφείο με την επωνυμία ……. είχε έλθει σε συμφωνία, και είχε αναθέσει την παροχή λογιστικών και φορολογικών υπηρεσιών την τήρηση βιβλίων την σύνταξη χρηματοοικονομικών καταστάσεων την τυχόν τήρηση μισθοδοσίας την υποβολή κάθε είδους δηλώσεων στο TAXIS αλλά και κάθε είδους διεκπεραίωση διοικητικών υπηρεσιών, αλλά και άλλες έκτακτες εργασίες που ανέκυπταν στη διάρκεια εκάστου έτους.
Η πρώτη συμβαλλόμενη για δικούς της λόγους έλαβε την απόφαση να διακόψει την συνεργασία που είχε με την δεύτερη και έχει ήδη ενημερώσει την δεύτερη συμβαλλόμενη. Με το παρόν επέρχεται και τυπικά η λύση της συνεργασίας και γίνεται παραλαβή παράδοση φυσικού αλλά και ηλεκτρονικού αρχείου ως ακολούθως:
1. Ο πελάτης είχε παράσχει την εξουσιοδότηση στο λογιστικό γραφείο όπως με τη χρήση των προσωπικών του κωδικών τουTAXIS ή τυχόν άλλων κωδικών πρόσβασης σε άλλες ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Δημοσίου τομέα ή του ευρύτερου Δημοσίου Τομέα ή της Τοπικής Αυτοδιοίκησης ή των Ασφαλιστικών Ταμείων ή άλλων φορέων που απαιτούν ή θα απαιτούν ειδικούς κωδικούς πρόσβασης στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες τους να προβαίνει σε υποβολή όποιων σχετικών δηλώσεων απαιτείται .. Ομοίως είχε παράσχει εξουσιοδότηση υποβολής οποιονδήποτε σχετικών δηλώσεων και με κωδικούς είτε του γραφείου είτε συνεργατών αυτού που έχουν σχετική νομιμοποίηση.
Ήδη σήμερα με την παρούσα η εντολή αυτή ανακαλείται και η πρώτη αναλαμβάνει να προβεί σε αλλαγή των κωδικών και ανάκληση των εντολών και εξουσιοδοτήσεων που παρασχέθηκαν στις διάφορες ηλεκτρονικές πλατφόρμες και ιδίως στο TAXIS . Το λογιστικό γραφείο δηλώνει πως διαγράφει από τις βάσεις δεδομένων ηλεκτρονικές ή χειρόγραφες που τηρεί όποιους κωδικούς πρόσβασης κατέχει για τον πελάτη .
2.Στα πλαίσια της συμφωνίας ο πελάτης είχε συναινέσει και αποδεχτεί ότι το λογιστικό γραφείο συλλέγει , αποθηκεύει στα μηχανογραφικά συστήματα του και στα φυσικά ή ηλεκτρονικά αρχεία του και επεξεργάζεται διάφορα δεδομένα που είτε του διαβιβάζονται από τον πελάτη, είτε διαχειρίζεται από άλλη αιτία ενδεικτικά δε προσωπικά στοιχεία ταυτότητας , οικονομικά στοιχεία , στοιχεία επικοινωνίας, κωδικούς αριθμούς πρόσβασης , συμφωνητικά, κάθε είδους έγγραφα που αφορούν τον πελάτη κ.ο.κ. χρησιμοποιώντας και συμμορφούμενος με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (GDPR) με αποκλειστικό σκοπό τη διεκπεραίωση των φορολογικών και διοικητικών υπηρεσιών που είχαν ανατεθεί κάθε φορά από τον πελάτη .
Επίσης ο πελάτης είχε συναινέσει σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος ή δυσλειτουργίας των λογισμικών συστημάτων του λογιστικού γραφείου στη διαβίβαση δεδομένων στην κατασκευάστρια εταιρία προς επίλυση . Ήδη με το παρόν λόγω της λήξης της συνεργασίας το λογιστικό γραφείο προβαίνει στην παράδοση και ο πελάτης στην παραλαβή κάθε είδους αρχείου ηλεκτρονικού ή φυσικού που δημιουργήθηκε κατά το διάστημα της συνεργασίας όπως λεπτομερώς αναφέρεται στο συνημμένο παράρτημα
3. Κατόπιν της διακοπής συνεργασίας το λογιστικό γραφείο αναφέρει και ο πελάτης αποδέχεται ότι το λογιστικό γραφείο δεν έχει καμία υποχρέωση διατήρησης-διαφύλαξης αρχείου φυσικού ή ηλεκτρονικού το οποίο και παραδίδεται ως ανωτέρω .Μετά από αυτά το λογιστικό γραφείο δεν νομιμοποιείται και δεν διαθέτει κανένα δικαίωμα τήρησης οποιονδήποτε στοιχείων είτε σε φυσική είτε σε ηλεκτρονική μορφή και δηλώνει κατηγορηματικά πως μετά την παράδοση και παραλαβή δεν διαθέτει κανένα απολύτως στοιχείο και ο πελάτης δεν δύναται να επικαλεστεί σε οποιονδήποτε μελλοντικό πιθανό έλεγχο οιουδήποτε φορέα και να ζητήσει την όποια συνδρομή σε αυτόν του λογιστικού γραφείου .
Πλέον των ανωτέρω και στα πλαίσια εκπλήρωσης των ανωτέρω υποχρεώσεων που το λογιστικό γραφείο είχε αναλάβει εξαιτίας της συμφωνίας ,και ο πελάτης με την παρούσα επιστολή επιβεβαιώνει ότι σε όλο το διάστημα της συνεργασίας :
Α. Διαβεβαίωση για εφαρμογή των κατάλληλων δικλίδων διασφάλισης: ‘Εχει εφαρμόσει τις κατάλληλες κατά την κρίση του δικλίδες για:
α)Τη διασφάλιση ότι υπάρχει αξιόπιστη και ελέγξιμη αλληλουχία τεκμηρίων (ελεγκτική αλυσίδα) για κάθε συναλλαγή ή γεγονός, από το χρόνο που προέκυψαν μέχρι το διακανονισμό τους.
β)Τη δημιουργία αξιόπιστης και ελέγξιμης αλληλουχίας τεκμηρίων, που διασφαλίζει την ευχερή συσχέτιση των συναλλαγών και άλλων γεγονότων με τα λογιστικά αρχεία και τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις.
γ)Την επίτευξη εύλογης διασφάλισης ως προς την αυθεντικότητα των παραστατικών (τεκμηρίων) και την ακεραιότητα του περιεχομένου τους, με σκοπό την επιβεβαίωση της προέλευσης αυτών και την τεκμηρίωση της συναλλαγής.
δ)Το σύνολο των λογιστικών αρχείων που η Επιχείρηση τηρεί, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν.4308/2014 διαφυλάσσονται με ευθύνη της Επιχείρησης, σύμφωνα με τις λογιστικές και φορολογικές διατάξεις.
ε)Την εφαρμογή των διατάξεων για τα μέτρα δέουσας επιμέλειας, που προβλέπονται από τον Ν.4557/2018 «Πρόληψη και καταστολή της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας (ενσωμάτωση της Οδηγίας 2015/849/ΕΕ)» και δεν προέκυψαν περιπτώσεις αναφορών ύποπτων συναλλαγών προς την αρμόδια αρχή.
Β. Παρεχόμενες πληροφορίες και διαβεβαιώσεις για την σύνταξη των χρηματοοικονομικών καταστάσεων και των φορολογικών δηλώσεων:
α)Οι «Λογιστικές πολιτικές» και οι «Λογιστικές εκτιμήσεις», που αναφέρονται στο Ν.4308/2014, καθορίστηκαν από την Διοίκηση της Επιχείρησης ή τον επιχειρηματία.
β)Θέσαμε υπόψη του Λογιστικού Γραφείου, όλα τα παραστατικά που απαιτούνταν και όπως αυτά μας επισημάνθηκαν από αυτό. Τόσο οι χρηματοοικονομικές καταστάσεις όσο και οι φορολογικές δηλώσεις συντάχθηκαν με όλα τα σχετικά παραστατικά που τέθηκαν υπόψη του Λογιστικού Γραφείου έως την ημερομηνία σύνταξης αυτών.
γ)Για όποιο παραστατικό / φορολογικό στοιχείο προσκομίστηκε στο Λογιστικό Γραφείο μετά το πέρας της προθεσμίας υποβολής της αντίστοιχης φορολογικής δήλωσης, δεν αποτελεί ευθύνη του Λογιστικού Γραφείου το γεγονός ότι δεν καταχωρήθηκε και δεν υπολογίσθηκε στον προσδιορισμό του αποτελέσματος του φορολογικού εντύπου από την φορολογική αρχή, για την περίοδο αυτή. Σε περίπτωση αναγκαιότητας υποβολής τροποποιητικών / διορθωτικών δηλώσεων, την ευθύνη πρόσθετων φόρων, προστίμων εκπρόθεσμης υποβολής δηλώσεων και προσαυξήσεων φέρει η Επιχείρηση.
δ) Στα πλαίσια της σύνταξης των χρηματοοικονομικών καταστάσεων (εάν απαιτούνται) και των φορολογικών δηλώσεων (εάν απαιτούνταν) η Επιχείρηση προέβη στην ποσοτική καταμέτρηση των περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων (αποθέματα, ταμείο, επιταγές και αξιόγραφα γενικά, πάγια στοιχεία, κλπ.) και δόθηκαν εγγράφως στο Λογιστικό Γραφείο τυχόν διαφορές (δηλ. τυχόν διαφορά μεταξύ Πραγματικού και Λογιστικού υπολοίπου). Η καταμέτρηση, η μέθοδος της αποτίμησης και ο προσδιορισμός της αξίας των αποθεμάτων καθώς και η διαφύλαξη των περιουσιακών αυτών στοιχείων αποτελεί αποκλειστική ευθύνη της Επιχείρησης.
ε)Δεν υπάρχουν σημαντικές υποχρεώσεις ή ενδεχόμενα κέρδη ή ζημιές από διάφορες συμβατικές σχέσεις (συμβάσεις, κλπ.), τα οποία δεν τέθηκαν υπόψη του Λογιστικού Γραφείου, ώστε να συμπεριληφθούν εφόσον αυτό απαιτείται στις χρηματοοικονομικές καταστάσεις ή και στις φορολογικές δηλώσεις.
στ) Η επιχείρηση έχει συναινέσει στην παροχή οικονομικών στοιχείων (ισοζύγια, λογιστικές καταστάσεις, δηλώσεις ΦΠΑ, εισοδήματος, κ.α.), προς διαφόρους συναλλασσόμενους που έχει υποδείξει (Τράπεζες, Αρχές, κ.α.) ως ανωτέρω και έχει εγκρίνει το περιεχόμενο αυτών των στοιχείων σύμφωνα με τα οριζόμενα ειδικότερα παραπάνω.
ζ)Προσχέδιο των χρηματοοικονομικών καταστάσεων και των φορολογικών δηλώσεων της εκάστοτε κλειόμενης Χρήσης, τέθηκε υπόψη πριν την υποβολή τους και δόθηκαν οι διευκρινήσεις που ζητήσαμε, με σκοπό την συμφωνία μας με αυτές και στην συνέχεια την υποβολή τους.
Γ. Παρεχόμενες πληροφορίες και διαβεβαιώσεις για την φορολογική αναμόρφωση και την τήρηση εργατικής νομοθεσίας:
1)Όλες οι δαπάνες, εκτός αυτών που τέθηκαν υπόψη μας από εσάς ως τον υπεύθυνο Λογιστή-Φοροτεχνικό ότι θα αναμορφωθούν φορολογικά στην κατάσταση φορολογικής αναμόρφωσης (άρθρα 22 και 23 του Ν.4172/2013), αφενός πραγματοποιήθηκαν προς το συμφέρον της Επιχείρησης ή κατά τις συνήθεις εμπορικές συναλλαγές της και αφετέρου αντιστοιχούν σε πραγματική συναλλαγή και η αξία της συναλλαγής δεν είναι κατώτερη ή ανώτερη της αγοραίας αξίας. Δηλώνω υπεύθυνα ότι δεν υπάρχει καμία άλλη δαπάνη η οποία πρέπει να αναμορφωθεί φορολογικά και ότι δεν έχουν εκδοθεί ή ληφθεί εικονικά τιμολόγια.
2)Όλα τα παραστατικά καθαρής αξίας άνω των πεντακοσίων ευρώ (500,00€) καθώς και η μισθοδοσία προς το προσωπικό της Επιχείρησης (εάν υπάρχει):
Εξοφλήθηκαν: Με τους προβλεπόμενους από τις κείμενες διατάξεις τρόπους, (κατάθεση σε λογαριασμό του προμηθευτή, έκδοση επιταγής, δίγραμμη επιταγή, χρεωστική ή πιστωτική κάρτα, κλπ., ή γενικότερα με τραπεζικό τρόπο) ή εκκρεμεί ακόμη η εξόφλησή τους: όταν αυτή γίνει, θα γίνει σύμφωνα με τους προβλεπόμενους από τις κείμενες διατάξεις τρόπους, (κατάθεση σε λογαριασμό του προμηθευτή, έκδοση επιταγής, δίγραμμη επιταγή, χρεωστική ή πιστωτική κάρτα κλπ. ή γενικότερα με τραπεζικό τρόπο). Εφόσον, δεν γίνει με τον τρόπο αυτό, θα ενημερώναμε εγγράφως το λογιστικό γραφείο , ώστε να προβεί στην υποβολή τροποποιητικών δηλώσεων.
3)Τα συνδεδεμένα και συγγενή πρόσωπα (επιχειρήσεις, όργανα διοίκησης, κλπ.), με την Επιχείρηση μας, σύμφωνα με το άρθρο 2, του Ν.4172/2013, γνωστοποιήθηκαν στα πλαίσια της περίπτωσης ύπαρξης ή μη «ενδοομιλικών συναλλαγών».
4)Η Επιχείρηση δεν διατηρεί (ή έχει τις εξής:) «Ελεγχόμενες αλλοδαπές εταιρείες (ΕΑΕ)», σύμφωνα με το άρθρο 66, του Ν.4172/2013.
5)Η Επιχείρηση έχει την ευθύνη της τήρησης των κανόνων του Ασφαλιστικού και Εργατικού δικαίου καθώς και του ελέγχου των σχετικών εγγράφων (νομιμοποιητικών, κ.α.) των εργαζομένων της.
Δ Εξουσιοδοτήσεις υποβολής δηλώσεων της επιχείρησης και των φορέων της.
Η Επιχείρηση στα πλαίσια της προφορικής ή γραπτής συμφωνίας είχε δώσει όλες τις απαραίτητες εξουσιοδοτήσεις για την υποβολή από το Λογιστικό Γραφείο των δηλωτικών της υποχρεώσεων στις αρμόδιες αρχές, είτε αφορούν την επιχείρηση είτε τους συντελεστές της. Οι εξουσιοδοτήσεις αυτές δίνονται σε συνεννόηση με συζύγους επιχειρηματιών σε περίπτωση Φυσικού Προσώπου επιχειρηματία που υποβάλλει κοινή δήλωση, και αφορά δηλωτικές υποχρεώσεις που υποβάλλονται είτε από τους ίδιους τους φορολογούμενους με τους δικούς τους κωδικούς πρόσβασης, είτε από εξουσιοδοτημένο Λογιστή – Φοροτεχνικό (του Λογιστικού Γραφείου), με επιλογή ρόλου, με τους προσωπικούς του κωδικούς πρόσβασης.
Η εξουσιοδότηση προς τον Λογιστή – Φοροτεχνικό αφορά στη διαχείριση όλων των εντύπων που υποβάλλονται, ανεξάρτητα αν οι υπόχρεοι είναι εγγεγραμμένοι στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες οποιασδήποτε αρχής. Ήδη σήμερα η εντολή αυτή όπως αναφέρθηκε ανακαλείται
Ε) Άδεια επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ασφάλειας αυτών [Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679) – (GDPR)]:
1)Για τον σκοπό της διεξαγωγής της εκάστοτε συμφωνημένης παροχής υπηρεσίας από το Λογιστικό Γραφείο, η Επιχείρηση, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της ως υπεύθυνος επεξεργασίας, έχει μεταβιβάσει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο Λογιστικό Γραφείο στο οποίο έχει αναθέσει την εκτέλεση της επεξεργασίας τους.
2) Η επεξεργασία που διενεργεί το Λογιστικό Γραφείο γίνεται μόνο βάσει των εντολών της Επιχείρησης και μόνο για τους σκοπούς που ορίζονται στη σχετική συμφωνία μεταξύ των δυο μερών. Οι σκοποί αυτοί είναι σύμφωνοι με τις ισχύουσες διατάξεις και νόμους που διέπουν αυτές τις διαδικασίες.
3) Η Επιχείρηση έχει προβεί σε σχετική ενημέρωση (όπου απαιτείται) προς τα υποκείμενα των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ότι η επεξεργασία διενεργείται από το Λογιστικό Γραφείο.
4)Το Λογιστικό Γραφείο παρέχει – για τους σκοπούς της επεξεργασίας που του έχουν ανατεθεί – ένα επίπεδο ασφάλειας και εμπιστευτικότητας που κρίνεται κατ’ ελάχιστον επαρκές από την Επιχείρηση σύμφωνα με τις γενικές αρχές του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ 2016/679).
5)Τα δεδομένα που έχουν μεταβιβαστεί στο Λογιστικό Γραφείο από την Επιχείρηση δύναται να διατηρηθούν από το Λογιστικό Γραφείο για όσο διάστημα διαρκεί η συνεργασία αυτή. Κατόπιν της σημερινής διακοπής της συνεργασίας, όσα δεδομένα έχει στην κατοχή του το Λογιστικό Γραφείο επιστρέφονται στην Επιχείρηση σύμφωνα με το παρόν πρωτόκολλο παραλαβής παράδοσης όπως ορίζεται στον Κώδικα Επαγγελματικής Δεοντολογίας Λογιστών-Φοροτεχνικών.
6) Η Επιχείρηση και κατ’ επέκταση το Λογιστικό Γραφείο έχουν την δυνατότητα να προσφέρουν την όποια απαραίτητη πρόσβαση για την άσκηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων, όπως προβλέπεται από τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ 2016/679) όπως επίσης και να συνεισφέρουν στην διασφάλιση της συμμόρφωσης με αυτόν.
7) Το λογιστικό γραφείο αναφέρει και ο πελάτης αποδέχεται πως για την αμοιβή που συντρέχει από την παρασχεθείσα παροχή υπηρεσιών έχουν εκδοθεί τα σχετικά παραστατικά στοιχεία και έχουν καταχωρηθεί στα λογιστικά αρχεία του πελάτη και πως έχει εξοφληθεί πλήρως ή έχει διακανονιστεί τυχόν οφειλή.
Κατόπιν των ανωτέρω η συμφωνία παροχής λογιστικών υπηρεσιών όπως ανωτέρω αναφέρθηκε λύεται από…. και ουδεμία αξίωση ή απαίτηση διατηρεί έκαστος των συμβαλλομένων από τον άλλο εξαιτίας της συνεργασίας αυτής και θεωρούν την σύμβαση λυμένη και εκκαθαρισμένη πλήρως και ολοσχερώς Σε πίστωση και μοναδική απόδειξη των συμφωνηθέντων συντάχθηκε το παρόν το οποίο είναι σύμφωνο με το συμφέρον κάθε πλευράς και υπογράφεται όπως παρακάτω :
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΠΑΡΑΔΙΔΟΜΕΝΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΦΥΣΙΚΟΎ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ
O ΠΕΛΑΤΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ
Ο ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ
ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΣΦΡΑΓΙΔΑ
