ΣΛΟΤ 1658/2016
ΘΕΜΑ: «Βιβλίο απογραφών και ισολογισμού»Βιβλίο απογραφών και ισολογισμού. Υπάρχει υποχρέωση επίδειξής του κατά τον έλεγχο;
ΕΡΩΤΗΜΑ
Πριν τον Ν. 4308/2014 τυπώναμε στο βιβλίο απογραφών και ισολογισμών: Τον ισολογισμό. Την κατάσταση αποτελεσμάτων, την Γενική εκμετάλλευση. Τους μη αποτελεσματικούς λογαριασμούς. Και την απογραφή εμπορευμάτων αναλυτικά αν ήταν εμπορική επιχείρηση.
Με την εφαρμογή του Ν. 4308/2014 πέρα από το γεγονός ότι τα αρχεία αυτά υπάρχουν σε ηλεκτρονική μορφή, πρέπει να τυπώσουμε στο βιβλίο απογραφών και ισολογισμού τα ίδια αρχεία πλην τις Γενικής εκμετάλλευσης η οποία έχει καταργηθεί;
Υπάρχει τέτοια υποχρέωση;
Μπορεί να μας ζητηθεί από τον έλεγχο να τυπώσουμε στο βιβλίο απογραφών και ισολογισμού αυτά τα αρχεία ή αυτή η υποχρέωση δεν προβλέπεται στον Ν 4308/2014;
ΑΠΑΝΤΗΣΗ
Τα σχετικά θέματα καθορίζονται από τα άρθρα 3 και 4 του νόμου 4308/2014, βάσει των οποίων οι οντότητες πρέπει να τηρούν αναλυτικά αρχεία, ενιαία ή συνδυασμούς αυτών, από τα οποία/ βάσει των οποίων, πρέπει:
(α) να προκύπτουν τα στοιχεία των χρηματοοικονομικών καταστάσεων και των φορολογικών υποχρεώσεων, και
(β) να είναι ευχερής οποιοσδήποτε έλεγχος.
Τα εν λόγω αρχεία μπορούν να τηρούνται σε οποιαδήποτε μορφή (χειρόγραφη ή και ηλεκτρονική).
Πέραν αυτών δεν υπάρχουν άλλες υποχρεώσεις.
Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΟΥ ΣΛΟΤ
ΤΑ ΜΕΛΗ
Μια άλλη σχετική απάντηση του ΣΛΟΤ για αυτό το θέμα είναι και:
ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ:
- Οι οντότητες με βάση τα ΕΛΠ κατατάσσονται με βάση το μέγεθός τους σε πολύ μικρές, μικρές, μεσαίες και μεγάλες.
- Η τήρηση των αρχείων των παραγράφων γίνεται με τρόπο ανάλογο του μεγέθους και της φύσης της οντότητας και σύμφωνα με τον παρόντα νόμο.(Ν.4308/2014).
- Τα λογιστικά αρχεία τηρούνται με ηλεκτρονικό ή χειρόγραφο τρόπο.
- Όταν η οντότητα συντάσσει ισολογισμό, χρησιμοποιεί ένα κατάλληλο διπλογραφικό σύστημα και τηρεί:
α) Αρχείο στο οποίο καταχωρείται αναλυτικά κάθε συναλλαγή και γεγονός (ημερολόγιο).
β) Αρχείο με τις μεταβολές κάθε τηρούμενου λογαριασμού (αναλυτικό καθολικό).
γ) Σύστημα συγκέντρωσης του αθροίσματος των αυξήσεων και μειώσεων (χρεώσεων και πιστώσεων), καθώς και το υπόλοιπο κάθε τηρούμενου λογαριασμού (ισοζύγιο). - Το λογιστικό σύστημα της οντότητας απαιτείται να παρακολουθεί τη λογιστική βάση των στοιχείων των εσόδων, εξόδων, περιουσιακών στοιχείων, υποχρεώσεων και καθαρής θέσης, κατά περίπτωση, με σκοπό την κατάρτιση των χρηματοοικονομικών καταστάσεων της οντότητας, σύμφωνα με τον παρόντα νόμο. Το λογιστικό σύστημα της οντότητας απαιτείται να παρακολουθεί και τη φορολογική βάση των στοιχείων των εσόδων, εξόδων, περιουσιακών στοιχείων, υποχρεώσεων και καθαρής θέσης, κατά περίπτωση, με σκοπό τη συμμόρφωση με τη φορολογική νομοθεσία και την υποβολή φορολογικών δηλώσεων.
- Η οντότητα τηρεί κατά περίπτωση και ανάλογα το μέγεθός της, τα αρχεία (βιβλία) που περιγράφονται παρακάτω , με ημερομηνία αναφοράς την ημερομηνία τέλους της περιόδου αναφοράς (ημερομηνία του ισολογισμού):
- Αρχείο ενσώματων και άυλων πάγιων περιουσιακών στοιχείων. Στο αρχείο αυτό, με τήρηση αναλυτικής μερίδας, παρακολουθείται η αξία κτήσης κατά την αρχική αναγνώριση, καθώς και κάθε επακόλουθη μεταβολή, δηλαδή προσθήκη, αναπροσαρμογή, απομείωση, διαγραφή και απόσβεση επί του παγίου, με ένδειξη των σωρευτικών ποσών και των ποσών που αφορούν την περίοδο αναφοράς. Στο αρχείο αυτό παρακολουθούνται και τα πλήρως αποσβεσμένα πάγια τα οποία εξακολουθούν να πληρούν τον ορισμό του παγίου περιουσιακού στοιχείου, είτε εξακολουθούν να είναι σε λειτουργία είτε όχι.
- Αρχείο επενδύσεων σε χρεωστικούς τίτλους, τίτλους καθαρής θέσης και λοιπούς τίτλους. Στο αρχείο αυτό καταχωρούνται κατά τίτλο τα υπάρχοντα στοιχεία με σύντομη περιγραφή και αναφορά της ποσότητας και της λογιστικής αξίας τους.
- Αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων: Στο αρχείο αυτό καταχωρούνται:
α) Τα ποσοτικά δεδομένα της φυσικής απογραφής (σύντομη περιγραφή είδους, μονάδα μέτρησης και ποσότητα), κατά είδος και διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο.
β) Η κατά μονάδα αξία επιμέτρησης, καθώς και η συνολική αξία επιμέτρησης του κάθε είδους.
γ) Ο προσδιορισμός της ποσότητας των αποθεμάτων δύναται να γίνεται με έμμεσες τεχνικές που είναι αξιόπιστες και κατάλληλα τεκμηριωμένες.
δ) Αναλώσιμα υλικά αγαθά που δεν είναι σημαντικά μπορούν να μην απογράφονται. - Αρχείο αποθεμάτων τρίτων. Η οντότητα που έχει στην κατοχή της αποθέματα κυριότητας άλλης οντότητας τηρεί αρχείο στο οποίο καταγράφονται αναλυτικά τα σχετικά αποθέματα, κατά είδος και ποσότητα και διακεκριμένα κατά αποθηκευτικό χώρο.
- Αρχείο λοιπών περιουσιακών στοιχείων. Στο αρχείο αυτό καταχωρούνται αναλυτικά κατά είδος τα υπάρχοντα λοιπά περιουσιακά στοιχεία, με σύντομη περιγραφή και αναφορά της ποσότητας, όπου συντρέχει περίπτωση, και της λογιστικής τους αξίας.
- Αρχείο λογαριασμών καθαρής θέσης. Στο αρχείο αυτό καταχωρούνται αναλυτικά κατά είδος οι λογαριασμοί καθαρής θέσης.
- Αρχείο λογαριασμών υποχρεώσεων. Στο αρχείο αυτό καταχωρούνται αναλυτικά κατά είδος οι υποχρεώσεις, με αναφορά της ποσότητας (όταν συντρέχει περίπτωση) και της λογιστικής τους αξίας.
- Αρχείο περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων σε ξένο νόμισμα. Στο αρχείο αυτό παρακολουθείται η ποσότητα των μονάδων του ξένου νομίσματος για τα επιμέρους περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις που εκφράζονται στο νόμισμα αυτό.
- Οι πληροφορίες που απαιτούνται από τα παραπάνω αρχεία δύναται να παρέχονται και από άλλα αρχεία που τηρεί η οντότητα ή από συνδυασμό αρχείων. Συνεπώς κατά τον έλεγχο η οντότητα δύναται να αποδείξει με οποιοδήποτε τεκμηριωμένο τρόπο και χωρίς να την περιορίζει τυπολατρικά ο νόμος, ο,τιδήποτε της ζητηθεί.
- Από το τηρούμενο λογιστικό σύστημα πρέπει να παρέχονται ευχερώς, αναλυτικά και σε σύνοψη, όλα τα δεδομένα και πληροφορίες που απαιτούνται για να καθίσταται ευχερής η διενέργεια συμφωνιών και επαληθεύσεων κατά τη διενέργεια οποιουδήποτε ελέγχου.
ΕΠΙΛΟΓΟΣ:
Η βασική φιλοσοφία του Νόμου 4308/2014, περί Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων, ο οποίος ομοιάζει κατά ένα πολύ μεγάλο βαθμό και αντλεί τη φιλοσοφία του από τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα, είναι η απεικόνιση της πραγματικής εικόνας της οντότητας στις χρηματοοικονομικές της καταστάσεις.
Κάθε οντότητα ανάλογα με το μέγεθός της έχει συγκεκριμένες υποχρεώσεις, τόσο ως προς τα τηρούμενα λογιστικά αρχεία, όσο και στον τρόπο απεικόνισης των μεγεθών της στις προς δημοσιοποίηση χρηματοοικονομικές καταστάσεις.Αυτονόητο είναι ότι όσο πιο μεγάλη σε μέγεθος είναι η οντότητα, θα έχει και μεγαλύτερο βαθμό πολυπλοκότητας.
Ο νόμος πέραν από τις υποχρεώσεις που αναφέραμε συνοπτικά παραπάνω, δεν προσεγγίζει τυπολατρικά όσο ο προηγούμενος των ΕΓΛΣ, το κομμάτι της επίδειξης κατά τον έλεγχο συγκεκριμένων μορφών αρχείων, για την τεκμηρίωση των όποιων ελεγκτικών διαδικασιών ζητηθούν.
Για παράδειγμα πλέον το βιβλίο απογραφών και ισολογισμού δεν είναι υποχρεωτικό όπως όλα τα προηγούμενα χρόνια, καθώς τα δεδομένα αυτά μπορούν κάλλιστα να βρεθούν από το ισοζύγιο, το αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων, την απογραφή, αλλά και με οποιοδήποτε αξιόπιστο μέσο(π.χ ένα φύλο excel..).
Το ενδιαφέρον λοιπόν του νομοθέτη στρέφεται από τον τύπο, στην ουσία με κύριο γνώμονα την ορθή απεικόνιση των λογιστικών γεγονότων, με βάση το πραγματικό τους μέγεθος, αλλά και την αξιόπιστη πληροφόρηση που πρέπει να παρέχουν οι οικονομικές καταστάσεις στους μετόχους, τη διοίκηση τις ελεγκτικές αρχές και τους επίδοξους επενδυτές.
