Δουκέρης Αναστάσιος
Λογιστής-Φοροτεχνικός Α’ τάξης.
Αρθρογράφος-Σύμβουλος Επιχειρήσεων-Ιδιωτών.
Email: doukeris1982@gmail.com
Γιώργος Νούσης
Λογιστής-Φοροτεχνικός Σύμβουλος Επιχειρήσεων
BNP Tax Advisory Services
Certified Tax Acc. O.E.E. Grade A’
Μόλις άνοιξα το λογιστικό μου γραφείο. Τι πρέπει να προσέξω;
Τα τελευταία χρόνια η κοινωνία μας βιώνει πρωτόγνωρες καταστάσεις, τόσο σε επίπεδο δύσκολων οικονομικών συγκυριών, όσο και στον τομέα της ψυχολογικής διαχείρισης.
Οι νέοι πτυχιούχοι, απογοητευμένοι πολλές φορές, στρέφονται είτε στην φυγή τους στο εξωτερικό, αναζητώντας ένα καλύτερο μέλλον, ή προβαίνουν, αν δεν απορριφθούν ως μισθωτοί στην δημιουργία της δικής τους επιχειρηματικής οντότητας.
Ο δρόμος αυτός της επιχειρηματικής δραστηριοποίησης, ποτέ δεν ήταν «στρωμένος με ροδοπέταλα» και ανέκαθεν απαιτούσε γνώσεις, τόλμη, δύναμη, διορατικότητα και διοικητικές, αλλά και ηγετικές ικανότητες, από τον επίδοξο νέο επαγγελματία.
Στον δικό μας πολύπαθο κλάδο των οικονομολόγων-λογιστών, η κατάσταση δε θα μπορούσε να είναι πολύ διαφορετική, σε σχέση με τους υπόλοιπους επιστημονικούς κλάδους.
Το σημερινό μας άρθρο, θα βασιστεί σε ένα πραγματικό case study μιας πρόσφατης έναρξης λογιστικού γραφείου από έναν αξιόλογο, νέο λογιστή στην επαρχία. Στο τέλος του άρθρου θα παραθέσουμε χρήσιμα tips, που έχουν ως στόχο να κινητοποιήσουν την αισιοδοξία μας, αλλά προπάντων τη δημιουργικότητα μας και να μας κάνουν να πιστέψουμε πως τίποτε δεν είναι ακατόρθωτο, αρκεί να το πιστέψουμε πραγματικά, όσο δύσκολες και αν είναι οι εκάστοτε συνθήκες.
Case study: Έναρξη λογιστικού γραφείου
Α) Ιστορικό
Ο Γιώργος, πτυχιούχος Ανώτατης Οικονομικής σχολής, προβαίνει στην έναρξη λογιστικού γραφείου στο επαρχιακό μέρος από όπου κατάγεται. Το γραφείο είναι ισόγειο, χωρισμένο σε δύο επίπεδα και σε κεντρικό δρόμο της πόλης. Μαζί του έχει 2 υπάλληλους, πτυχιούχους ΤΕΙ Λογιστικής, σαν βοηθούς λογιστή, τους οποίους προσέλαβε με επιδοτούμενο πρόγραμμα από τον ΟΑΕΔ. Ο Γιώργος, αφού τελείωσε το Πανεπιστήμιο, παρακολούθησε αρκετά επιμορφωτικά σεμινάρια πάνω στο αντικείμενο της Λογιστικής και το αγάπησε τόσο, ώστε να το ασκήσει στην πράξη, κάνοντας πράξη το όνειρο του για τη δημιουργία του δικού του γραφείου. Πέραν των δικών του οικονομιών από την εργασία του παλαιότερα, για το κόστος της επένδυσης του, συνέβαλλε και ένα πρόγραμμα ΕΣΠΑ για νέους επιστήμονες, το οποίο αξιοποίησε για την χρηματοδότηση του εγχειρήματος.
Β) Προγραμματισμός γραφείου:
- Βασικός στόχος του γραφείου είναι η κατάκτηση ικανού μεριδίου αγοράς, τόσο επιχειρήσεων, όσο και ιδιωτών στην τοπική οικονομία, αλλά και την ευρύτερη περιοχή.
- Στρατηγική επιδίωξη αποτελεί η εμπέδωση στην πελατεία, περί διαφοροποιημένης παροχής πακέτου υπηρεσιών, με έμφαση στην ποιότητα, σε συνδυασμό με λογικές για την εποχή τιμές, αναδεικνύοντας το γνωστό σε όλους μας «value for money».
- Ο συνδυασμός αυτός άριστης ποιοτικής εξυπηρέτησης πελατολογίου με γνώση και εξειδίκευση και παροχής λογικών τιμών για τους πελάτες, έχει σαν στρατηγικό στόχο την εδραίωση του γραφείου στην ευρύτερη περιοχή, σε βάθος τριετίας.
- Η πολιτική του γραφείου εδράζεται στην απλή λογική «Ο ευχαριστημένος πελάτης φέρνει άλλους 2 τουλάχιστον πελάτες..». Με βάση αυτή την προσέγγιση, ο Γιώργος βασίζεται στις συστάσεις των πελατών του, αλλά και σε μια άρτια οργανωμένη επικοινωνιακή καμπάνια, τόσο στα social media,όσο και τον τοπικό τύπο και ραδιόφωνο.
- Τέλος βασικός στρατηγικός στόχος, αφού επιτευχθεί ικανό επίπεδο κερδοφορίας είναι και η προσέλκυση στο γραφείο νέων συνεργατών, οι οποίοι με τη σειρά τους θα συμβάλλουν και αυτοί στην επέκταση του.
Γ) Οργάνωση γραφείου:
Το γραφείο είναι χωρισμένο σε δύο επίπεδα, ένα για τους ιδιώτες πελάτες και ένα για αυτούς που ασκούν επιχειρηματική δραστηριότητα. Αυτό κρίθηκε σκόπιμο, για το λόγο ότι κάθε τομέας, απαιτεί διαφορετική προσέγγιση και αντιμετώπιση. Το σκεπτικό αυτό, συνετέλεσε και στην επιλογή του γραφείου, το οποίο έχει 2 ορόφους.
Ο Γιώργος, σαν υπεύθυνος λειτουργίας και ιδιοκτήτης του γραφείου, είναι επιφορτισμένος γνωσιακά και διαχειριστικά με το σύνολο των δραστηριοτήτων του γραφείου, δηλαδή τόσο με τη διαχείριση επαγγελματιών, όσο και των ιδιωτών, έχοντας και την πλήρη ευθύνη.
Παράλληλα ορίζει έναν εκ των δύο βοηθών του, σαν υπεύθυνο τμήματος ιδιωτών και τον άλλον υπεύθυνο του τμήματος επαγγελματιών, αντίστοιχα. Με αυτό τον τρόπο, οι συνεργάτες του εξειδικεύονται σε συγκεκριμένα αντικείμενα και αποκτούν γνώσεις και δεξιότητες.
Με αυτό τον τρόπο και οι 2 συνεργάτες, εκπαιδεύονται τόσο από τον Γιώργο, όσο και μέσω επιδοτούμενων σεμιναρίων σε θέματα της δουλειάς τους, έχοντας ένα άρτιο επίπεδο γνώσης και παρακολουθούν πετυχημένα τις εξελίξεις και τις συχνές αλλαγές της νομοθεσίας.
Τέλος το γραφείο λειτουργεί μόνο κατόπιν ραντεβού και για τα δύο τμήματα, ώστε να γίνεται η σωστή διαχείριση του χρόνου, αλλά και του καταμερισμού των εργασιών.
Δ) Διοίκηση-Διεύθυνση γραφείου:
- Ο Γιώργος αποτελεί υπόδειγμα ενός δημοκρατικού ηγέτη. Φροντίζει ώστε οι συνεργάτες του να δουλεύουν σε ένα άρτια οργανωμένο περιβάλλον με πολύ καλές συνθήκες εργασίας.
- Τους παρέχει κίνητρα, ώστε να είναι αποδοτικοί και παραγωγικοί.
- Φροντίζει για την διά βίου εκπαίδευση του προσωπικού, μέσω της δικής του προσωπικής εμπλοκής, αλλά και με τη συνεισφορά καταξιωμένων εισηγητών σεμιναρίων του κλάδου μας.
- Μεριμνά για την εφαρμογή της εργατικής νομοθεσίας και είναι απόλυτα τυπικός και με το παραπάνω σε όλες τις υποχρεώσεις του σαν εργοδότης.
- Ενημερώνει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τους πελάτες του γραφείου, σε τακτική βάση και διατηρεί σε αυτό τον τομέα, ένα δυνατό όνομα στην αγορά, που κάνει το γραφείο του να ξεχωρίζει.
- Με επαγγελματικό τρόπο και διαυγές προφίλ, έχει άριστες σχέσεις με τις δημόσιες υπηρεσίες, δίνοντας στο γραφείο του ένα συγκριτικό πλεονέκτημα στην εξυπηρέτηση των πελατών.
Ε) Έλεγχος λογιστικού γραφείου:
Ο Γιώργος, όντας επιφορτισμένος με την διαχείριση της συνολικής λειτουργίας του γραφείου του, εξασφαλίζει με κατάλληλες διαδικασίες να διαθέτει και ένα αποτελεσματικό επίπεδο ελέγχου, χωρίς τον οποίο καμία επιχείρηση δεν μπορεί να σταθεί στην αγορά σε βάθος χρόνου.
Βασικό πυλώνα για τον αποτελεσματικό έλεγχο, σε όλα τα επίπεδα, αποτελεί η συστηματική διενέργεια εβδομαδιαίου meeting με τα στελέχη του, με παράλληλη δημιουργία reports προς τον ίδιο. Με αυτό τον τρόπο, έχει πλήρη εικόνα, σε όλα τα θέματα και καταφέρνει να βελτιώνει τα σημεία που «πονάνε», να «βάζει το μαχαίρι στο κόκαλο», όπου απαιτείται, αλλά και να τελειοποιεί στο μέτρο του εφικτού τις ήδη ικανοποιητικές διαδικασίες.
Όλα τα παραπάνω κάνουν τον Γιώργο να αισθάνεται ότι είναι μπροστά από τις εξελίξεις και όχι απλός παρατηρητής τους, ενώ παράλληλα του δίνουν και το πολυπόθητο για όλους ηθικό πλεονέκτημα.
Ποια tips θα μας πρότεινε ο φίλος Γιώργος, αν σκεφτόμασταν να ανοίξουμε το δικό μας λογιστικό γραφείο αυτή τη δύσκολη εποχή;
Tip πρώτο: Αν δεν πιστέψεις πρώτα εσύ ο ίδιος στον εαυτό σου, μην περιμένεις ποτέ οι άλλοι να πιστέψουν σε εσένα.
Tip δεύτερο: Επιχείρηση, χωρίς ομάδα και σωστούς συνεργάτες, δεν είναι επιχείρηση.
Tip τρίτο: Η οργάνωση είναι μια μαγευτική έννοια.. Με την κατάλληλη οργάνωση, μπορείς να πετύχεις πράγματα που δεν φανταζόσουν ποτέ.
Tip τέταρτο: Επιχείρηση χωρίς σωστό προγραμματισμό, είναι καράβι δίχως καπετάνιο.
Tip πέμπτο: Ο επιχειρηματίας, δεν πρέπει να είναι μόνο καλός manager, αλλά πρωτίστως ηγέτης που εμπνέει και παρακινεί.
Tip έκτο: Ο έλεγχος δεν αρέσει σε κάποιους, ίσως γιατί δεν έχουν καταλάβει τη σπουδαιότητα και το νόημα του. Οποιαδήποτε δομή, χωρίς αποτελεσματικό έλεγχο είναι καταδικασμένη να αποτύχει.
Tip έβδομο: Αν δεν καταφέρουμε να νικήσουμε τους φόβους μας, αυτοί θα μας κρατάνε στάσιμους και θα μας έχουν εγκλωβισμένους σε όλη μας τη ζωή.
Tip όγδοο: Η γνώση είναι η κινητήριος δύναμη. Στο επάγγελμα μας, το διάβασμα, η εκπαίδευση και η επιμόρφωση δεν τελειώνουν ποτέ.
Tip ένατο: Φροντίστε να έχετε καλές σχέσεις με τους συναδέλφους σας. Αυτό είναι μια ανεκτίμητη αξία, για όποιον την εφαρμόζει.
Tip δέκατο: Πάντα να αγωνίζεστε μέχρι τέλους και να κρατάτε ατόφιο το χαρακτήρα σας..