Μικρά μυστικά για ελέγχους που κάνω στον εαυτό μου ως Υπεύθυνος μισθοδοσίας !
Γνωρίζουμε όλοι, ότι έχουν βγει πολύ εξειδικευμένα προγράμματα στην αγορά, τόσο για λογιστικές εγγραφές, όσο και για μισθοδοσία. Διευκολύνουν σε τεράστιο βαθμό την δουλειά μας , τους ελέγχους, την ελαχιστοποίηση του χρόνου εργασίας, την ασφάλεια των σωστών αποτελεσμάτων κ.ο.κ.
Το σίγουρο όμως είναι, ότι ο έλεγχος από μεριά των λογιστών, δεν είναι απλά απαραίτητος, αλλά αναγκαίος, καθώς και το καλύτερο πρόγραμμα στην αγορά που κυκλοφορεί, χρειάζεται τον έλεγχο και την επίβλεψη του Λογιστή – φοροτεχνικού.
Από την εμπειρία μου σε ελέγχους τόσο από τον ΕΦΚΑ , όσο και από την ελεγκτική ορκωτή εταιρεία μας, θα μοιραστούμε σήμερα τους 10 πιο βασικούς ελέγχους που κάνουμε ως χειριστές μισθοδοσίας :
1)Θεωρώ δεδομένο, ότι όλοι γνωρίζουμε πως ξεκινάμε, με την σωστή παραμετροποίηση των προγραμμάτων, δηλαδή : στοιχεία εργαζομένων, φορολογική κατάσταση (έγγαμος, άγαμος ένα παιδί, δυο παιδιά κλπ.), φορολογικά και ασφαλιστικά στοιχεία (ΑΦΜ,ΑΜΚΑ, ΔΟΥ), ασφαλιστικές κρατήσεις (εισφορά εργοδότη, εργαζόμενου, πακέτο κάλυψης κ.ο.κ), τραπεζικοί λογαριασμοί, σωστές μικτές αποδοχές κ.ο.κ. Ελέγχουμε καλά και σχολαστικά τις καρτέλες των εργαζομένων.
2)Έλεγχος ιδιαίτερων περιπτώσεων πχ ημερομίσθιος, ωρομίσθιος, ειδική περίπτωση ασφαλισμένου, ωράριο εργασίας κ.ο.κ.
3)Έλεγχος σωστών στοιχείων επιχείρησης (ΑΦΜ, ΔΟΥ, νόμιμος εκπρόσωπος ) ,στοιχεία δηλαδή, που συμπεριλαμβάνονται σε επίσημες καταστάσεις που θα αναρτηθούν σε δεδομένη χρονική στιγμή, μέσα από το πρόγραμμα μας, όπως Ετήσιος πίνακας προσωπικού στο ΕΡΓΑΝΗ, έντυπα προσλήψεων , αποχωρήσεων στον ΟΑΕΔ κλπ.
4)Πριν βγάλω την μισθοδοτική κατάσταση του μήνα ελέγχω : αν έχω περάσει όλα τα στοιχεία των εργαζομένων που αφορούν τον συγκεκριμένο μήνα πχ προκαταβολές, ασθένειες, επιδοτήσεις από ΕΦΚΑ, εγκυμοσύνες αν έχω, άδειες κανονικές, άδειες άνευ αποδοχών , αλλαγές σε μισθούς, απασχόληση Σάββατο ή Κυριακή ή υπερωρίες κλπ.
5)Όταν βγάλω την μισθοδοτική κατάσταση και πριν προχωρήσω στην πληρωμή της στην Τράπεζα, ελέγχω : αν όλοι οι εργαζόμενοι έχουν συμπληρωμένες ασφαλιστικές μέρες ( όλοι 25, κατ’ εξαίρεση λιγότερες ή περισσότερες), αν έχουν όλοι ασφαλιστικές κρατήσεις σύμφωνα με τη τρέχουσα ασφαλιστική νομοθεσία και όχι 0,00 (μηδέν).
Αν έχουν όλοι υπολογισμό ΦΜΥ (μπορεί κάποιοι να μην έχουν – εξαιρετικά χαμηλόμισθοι- αλλά προέχει να γίνεται έλεγχος για αυτό).Τέλος ότι έχουν καταχωρηθεί και υπολογιστεί όλες οι ιδιαίτερες περιπτώσεις και έχουν υπολογιστεί οι νόμιμες κρατήσεις σε αυτές, πχ υπερωρίες, έκτακτες αμοιβές κλπ.
6)Αφού την αναρτήσω στην Τράπεζα ελέγχω το συνολικό πληρωτέο ποσό προς πληρωμή με το συνολικό πληρωτέο ποσό της μισθοδοτικής μου κατάστασης. Πρέπει να συμφωνεί ακριβώς. Αν δεν συμφωνεί σημαίνει ότι έχω παραλείψει κάποιον εργαζόμενο ή έχω πληκτρολογήσει κάπου λάθος ποσό.
7)Κάνω την λογιστική εγγραφή της μισθοδοσίας. Ελέγχω την ορθότητα της εγγραφής μου, με την μισθοδοτική μου κατάσταση. Εγώ προσωπικά, στο δικό μου λογιστικό πρόγραμμα, έχω ανοίξει συναλλασσόμενο με όνομα « αποδοχές προσωπικού» και κάθε μήνα καταχωρώ το παραστατικό της μισθοδοσίας μου στον συναλλασσόμενο αυτό, ο οποίος, μετά την καταχώρηση και της πληρωμής της μισθοδοσίας, μέσω τράπεζας πρέπει να είναι μηδενικός.
8)Η αρχειοθέτηση γίνεται ως εξής: έχουμε ένα ντοσιέ « μισθοδοσία». Μέσα αρχειοθετούμε τις μισθοδοτικές καταστάσεις μήνα – μήνα , τα χαρτιά που αναφέρονται σε αυτή πχ χαρτί ασθένειας από ΕΦΚΑ, ειδικά σημειώματα αλλαγής μισθών κλπ. και τα εκκαθαριστικά πληρωμών από την τράπεζα. Άλλο ντοσιέ «ΕΦΚΑ-ΙΚΑ» όπου αρχειοθετούμε τις ΑΠΔ και τις πληρωμές τους και άλλο ντοσιέ «ΕΦΟΡΙΑ» όπου αρχειοθετούμε τις καταστάσεις ΦΜΥ, ΦΠΑ ΦΑΤ –ΦΕΕ κ.ο.κ .
Τέλος έχω ντοσιέ «ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ» όπου αρχειοθετώ τις προσλήψεις αποχωρήσεις, και παλαιότερες καταστάσεις ετήσιου πίνακα προσωπικού. Ο καθένας φυσικά μπορεί να μην ακολουθήσει την συγκεκριμένη σειρά, αλλά ό,τι τον βολεύει και τον εξυπηρετεί καλύτερα. Εγώ πρότεινα την δική μου τήρηση αρχείου προς διευκόλυνση κάποιου που δεν ξέρει ή που ξεκινάει τώρα.
9)Αφού τώρα έχω κάνει την καταχώρηση, πάω να πληρώσω μέσα από την μισθοδοτική μου κατάσταση τον ΕΦΚΑ και το ΦΜΥ . Τι ελέγχω :
- Λογαριασμός λογιστικής 60.03.00.0000 εργοδοτικές εισφορές. Κάθε μήνα αυτός ο λογαριασμός πρέπει να συμφωνεί με την στήλη « εργοδοτικές εισφορές» της μισθοδοτικής μας κατάστασης. Ο έλεγχος γίνεται με το ισοζύγιο της λογιστικής τον τρέχον μήνα.
- Λογαριασμός λογιστικής 55.00 (ασφαλιστικές κρατήσεις ΙΚΑ-ΕΦΚΑ). Ο λογαριασμός αυτός κάθε μήνα πρέπει να συμφωνεί με την άθροιση της στηλης «ασφ.κρατήσεις εργαζόμενου» και «ασφ.κρατήσεις εργοδότη», της μηνιαίας μισθοδοτικής κατάστασης.
- Λογαριασμός λογιστικής 60.00 (τακτικές αποδοχές). Ο λογαριασμός αυτός θα πρέπει να συμφωνεί με τις ακαθάριστες αποδοχές της ΑΠΔ και της μισθοδοτικής κατάστασης . Και όμως , δεν συμφωνεί πάντα. Γιατί; Γιατί όταν στο ισοζύγιο μας συμπεριλαμβάνονται εγγραφές από αποζημιώσεις μη χορηγουμένων αδειών, ή αποζημίωση απόλυσης, αυτές οι αποδοχές όπως γνωρίζουμε, δεν υπόκεινται σε ασφαλιστικές κρατήσεις , άρα είναι εύλογο να μην συμφωνεί το σύνολο του ισοζυγίου μας της ομάδας 60 με τις τακτικές αποδοχές της μηνιαίας ΑΠΔ. Σε άλλη περίπτωση ίδια διαφορά έχουμε και στις αποδοχές ασθενείας. Γνωρίζουμε ότι στην μισθοδοτική κατάσταση οι αποδοχές ασθενείας είναι μειωμένες αλλά οι ασφαλιστικές κρατήσεις υπολογίζονται στο σύνολο των αποδοχών μας.
- Συμφωνία του λογαριασμού 54.03 της λογιστικής “φόρος μισθωτών υπηρεσιών” με την στήλη κρατήσεις φόρου της μισθοδοτικής κατάστασης.
10)Τελευταίες διευκρινήσεις :
Μην ξεχνάτε να στέλνετε τις αποδείξεις μισθοδοσίας κάθε μήνα στο προσωπικό. Πλέον δεν χρειάζονται να εκτυπώνονται και να υπογράφονται από τον εργαζόμενο, στέλνονται ηλεκτρονικά μέσα από το πρόγραμμα της μισθοδοσίας. Σε περίπτωση που εργαζόμενος δεν παραλάβει την απόδειξη μισθοδοσίας του ελέγξτε αν έχετε καταχωρήσει σωστά το email του στο πρόγραμμα μισθοδοσίας. Αν υπάρχει πρόβλημα με το συγκεκριμένο email ζητήστε του κάποιο άλλο email ή ελέγξτε το με τον μηχανογράφο της επιχείρησης σας. Σε καμία περίπτωση μην το αμελήσετε.